Avantages clés

Le recours à un carnet de bord papier reste ancré dans les habitudes des utilisateurs de parc automobile d’entreprise. En fin de déplacement, votre personnel doit se rappeler de renseigner les détails des itinéraires dans le carnet. Il s’agit d’une démarche manuelle, et donc chronophage. Elle réclame en outre au conducteur d’avoir mémorisé des données précises, telles que le véhicule emprunté, les heures de départ et d’arrivée ou la distance parcourue.

Le livret de bord électronique simplifie cette procédure. Quelques minutes avant son arrivée, le conducteur reçoit une notification email l’invitant à remplir le carnet de bord via l’application smartphone. De nombreuses données sont pré-remplies : intitulé de la réservation, motif, date, heures et lieux de départ et d’arrivée, véhicule, distance parcourue. Le conducteur n’a plus qu’à valider les informations. Si nécessaire, il lui est aussi possible d'ajouter le kilométrage compteur, ou de rédiger des remarques.

Le service de carnet de bord électronique EasyRequest respecte les données personnelles de vos collaborateurs et chauffeurs. Selon vos préférences en matière de confidentialité, nous pouvons rendre les réservations anonymes. L’appli se synchronise par ailleurs avec un suivi GPS des déplacements si vous le souhaitez. Elle permet, dans ce cas, de connaître le trajet réellement parcouru. Des fonctionnalités essentielles, notamment dans le cadre de la mise en place d'un système d'autopartage.

Praticité

Praticité

Le remplissage à la main du livret de bord se révèle souvent chronophage pour les utilisateurs. Avec notre application de carnet de bord, les données de réservation sont pré-remplies. En quelques clics, toutes les informations sur l’itinéraire et le véhicule sont enregistrées via l’application, et transférées au gestionnaire de la flotte automobile. Voiture de société ? Voiture de fonction ? L’information est déjà paramétrée, nul besoin de répéter la manœuvre à chaque déplacement.

Précision

Précision

La gestion d’un parc auto nécessite de manipuler des informations standardisées. C’est pourquoi notre solution de carnet de bord électronique propose toujours le même formulaire à vos utilisateurs. Vous ne récoltez que les informations dont vous avez besoin, au format qui vous convient.

conformité légale

Conformité légale

Le carnet de route EasyRequest est conforme à la réglementation en vigueur sur la protection des données. Nous modulons l’application selon vos préférences en termes d’anonymisation des réservations. Notre service de carnet de bord peut également prouver la conformité de vos utilisations de voitures de société à la réglementation fiscale.

Fonctionnalités

Des notifications de rappel

En tant que gestionnaire de flotte automobile, vous avez probablement déjà contacté un collaborateur qui avait oublié de remplir le journal de bord papier d’un véhicule. Avec les notifications automatiques de rappel du carnet de bord, les oublis baissent drastiquement. Le rappel parvient par email au conducteur, quelques minutes avant son heure d’arrivée prévue. Un simple coup d'œil à son smartphone au moment de quitter le véhicule lui rappelle de la nécessité de valider les données de son itinéraire.
reservation de vehicule
Un formulaire rapidement rempli

Un formulaire rapidement rempli

Notre fonctionnalité de carnet de bord électronique s’utilise via l’appli smartphone EasyRequest. Il suffit de quelques clics pour accéder au formulaire. Notre système simplifie grandement la démarche, vu que le conducteur n’a quasiment aucune information à entrer lui-même. Les données de sa réservation sont pré-remplies, il a donc simplement à les lire et à les confirmer. Un simple clic lui permet de signaler la survenue d’un incident. Pour d’éventuels commentaires, un espace dédié aux remarques reste ouvert.

Des données standardisées

Passer par un formulaire pour fluidifier la procédure liée au carnet de bord, c’est aussi faciliter le travail d’administration de votre parc automobile. Synchronisée à notre logiciel, la fonctionnalité de carnet de bord électronique vous permet de recevoir les informations entrées par l’utilisateur en temps réel. Ces données sont par ailleurs toutes standardisées au format du formulaire, ce qui facilite leur traitement.
reservation smartphone
Application smartphone de réservation de véhicule

Un suivi fluide des incidents

Le suivi des incidents liés aux trajets de votre flotte d’entreprise est stratégique. Il permet de préparer les échanges avec l’assurance, et la gestion des frais liés aux réparations. De façon plus globale, le carnet de bord électronique vous aide à recueillir et à croiser facilement les données relatives à la durée des trajets et à la sinistralité. De quoi sensibiliser votre direction aux conditions de sécurité nécessaires à votre flotte automobile.

Le respect des obligations légales

Si vos collaborateurs utilisent leurs voitures de fonction comme avantages en nature, ou si votre société veut récupérer la TVA sur ses frais de carburant, le carnet de bord doit respecter un certain nombre d’obligations. Il s’agit principalement d’utiliser un seul journal de bord par véhicule, et d’y entrer les informations suivantes : dates de trajet, adresses de départ et d’arrivée, kilomètres parcourus. La loi précise également que le remplissage du livre de bord doit être systématique et lisible. Le passage par l’application carnet de bord électronique d’EasyRequest permet de répondre à ces différents critères sans effort.
respect des obligations légales

Prêt à vous lancer ?

ArtsurleWeb
139 rue Vendôme 69006 Lyon
info@artsurleweb.com
04.81.91.56.40

 

Copyright © 2018 Art sur le Web - Protection des données
Plan du site