Comment ça marche ?

Avec Easyrequest, les gestionnaires de bâtiments suivent et managent en temps réel l’occupation des salles de réunion et des bureaux. Ils personnalisent la solution selon les spécificités de chacun des espaces. Ils contrôlent la totalité des interactions relatives aux pièces réservables et obtiennent des données d’analyse précises.

1. Accès simple au logiciel de réservation de salles Easyrequest

Connectez-vous facilement à la solution de réservation grâce à votre login et votre mot de passe. Contrôlez les autorisations d’accès à l’application, en créant plusieurs groupes de droits utilisateurs. Visualisez l’état global des réservations via un planning quotidien, hebdomadaire ou mensuel, avec ou sans week-end.
Accès simple au logiciel de réservation de salles Easyrequest
Configuration personnalisée des salles et des bureaux

2. Configuration personnalisée des salles et des bureaux

Paramétrez les espaces de travail soumis à la réservation : créez des catégories d’espaces, définissez des groupes de salles réservables ensemble, paramétrer les réservations régulières. Configurez aussi les équipements propres à chaque espace pour gérer facilement vos prestations et vos stocks.

3. Des méthodes de recherche de salles rapides et complètes

Pour réserver un espace de travail en un tour de main, passez par le planning de visualisation des salles. Pour une réservation sur critères, utilisez le formulaire : entrez chacun de vos besoins (configuration, matériel, capacité etc.) pour obtenir la liste des pièces disponibles compatibles avec vos attentes. Les champs des formulaires sont entièrement paramétrables selon les spécificités de votre parc de salles.
Des méthodes de recherche de salles rapides et complètes
Système de notifications par email interne et externe

4. Système de notifications par email interne et externe

Notifiez les participants - collègues ou visiteurs - par email. Chaque invitation génère un email ICS, format iCalendar. Que vous utilisiez Easyrequest ou une de nos intégrations Outlook ou Teams, prévenez vos destinataires en partageant vos entrées de calendrier. Paramétrez des rappels de réservations grâce à des notifications modulables.

5. Suivi et analyse de l’occupation des salles

Accédez à différents types de visualisation de l'état des salles depuis l’onglet gestion : vue par types de salle, par état d’occupation, par utilisateur, par date… Consultez aussi l’historique des réservations, filtrable par critères : usager, annulations, période etc. Exportez ces statistiques sur Excel.
Suivi et analyse de l’occupation des salles
Réussir l'accueil des visiteurs en centralisant leurs informations

6. Réussir l'accueil des visiteurs en centralisant leurs informations

Avec le module visiteurs, offrez-vous une gestion globale des réservations liées aux externes. Visualisez les personnes attendues et l'historique des anciennes visites. Créez des profils visiteurs “au vol”, en quelques clics.

7. Différents niveaux d’autorisation d’accès

Paramétrez les bénéficiaires de la solution, mais aussi ses utilisateurs gestionnaires, si vous disposez d’un secrétariat. Privatisez certaines salles, en n’autorisant la réservation qu’à certaines personnes. Définissez aussi des groupes de bénéficiaires prioritaires : ceux qui n’ont pas besoin de l’autorisation du gestionnaire pour réserver.
Différents niveaux d’autorisation d’accès
Assurer le suivi des prestations liées aux espaces réservables

8. Assurer le suivi des prestations liées aux espaces réservables

Associez la réservation de prestations (restauration, matériel informatique, etc.) à celle des salles. Obtenez des récapitulatifs globaux des prestations prévues dans le bâtiment, classés par critères : date, salle, bénéficiaire etc. Générez des demandes automatiques de prestations aux gestionnaires de matériels.

9. Génération simple des documents comptables et des factures

Si vous louez vos espaces de travail ou que vous associez la réservation de salles à la vente de prestations, profitez d’un système de facturation de la restauration et du matériel. Offrez-vous une gestion des coûts multitarifs et associez une logique tarifaire spécifique à chacun de vos clients. Automatisez l’émission de bon de commande et de factures.
Génération simple des documents comptables et des factures

 

Questions fréquentes sur la gestion des salles et bureaux avec Easyrequest

Les webservices de la solution Easyrequest lui permettent de s’interfacer à de nombreuses applications et à différents matériels : plateformes de paiement en ligne telles que Stripe, systèmes de contrôles d’accès comme TIL ou Optima, mais aussi détecteurs de présence, traceurs GPS et softwares de boîtes à clés.

La solution de gestion des réservations des salles et bureaux Easyrequest s’interface aussi bien avec Outlook 365 qu’avec Teams.

Comme le montre notre guide de gestion des salles, l’administrateur d’Easyrequest profite d’un large spectre d’actions :
  • il configure les espaces disponibles à la réservation et les éventuelles prestations et ressources afférentes ;
  • il définit le mode de réservation de chaque salle : avec ou sans validation ;
  • c’est aussi lui qui paramètre les alertes de rappel de réservations et de prestations ;
  • l'administrateur privatise les espaces de son choix ;
  • c’est lui qui contrôle les exports Excel.

Non, Easyrequest admet un nombre de salles, de ressources et d’utilisateurs illimité.

Oui, pour vous connecter à Easyrequest sans login ni mot de passe, nous proposons une connexion SSO (single sign-on, ou authentification unique).

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