Comment ça marche ?
Avec Easyrequest, les gestionnaires de bâtiments suivent et managent en temps réel l’occupation des salles de réunion et des bureaux. Ils personnalisent la solution selon les spécificités de chacun des espaces. Ils contrôlent la totalité des interactions relatives aux pièces réservables et obtiennent des données d’analyse précises.
1. Accès simple au logiciel de réservation de salles Easyrequest
Connectez-vous facilement à la solution de réservation grâce à votre login et votre mot de passe. Contrôlez les autorisations d’accès à l’application, en créant plusieurs groupes de droits utilisateurs. Visualisez l’état global des réservations via un planning quotidien, hebdomadaire ou mensuel, avec ou sans week-end.
2. Configuration personnalisée des salles et des bureaux
Paramétrez les espaces de travail soumis à la réservation : créez des catégories d’espaces, définissez des groupes de salles réservables ensemble, paramétrer les réservations régulières. Configurez aussi les équipements propres à chaque espace pour gérer facilement vos prestations et vos stocks.
3. Des méthodes de recherche de salles rapides et complètes
Pour réserver un espace de travail en un tour de main, passez par le planning de visualisation des salles. Pour une réservation sur critères, utilisez le formulaire : entrez chacun de vos besoins (configuration, matériel, capacité etc.) pour obtenir la liste des pièces disponibles compatibles avec vos attentes. Les champs des formulaires sont entièrement paramétrables selon les spécificités de votre parc de salles.
4. Système de notifications par email interne et externe
Notifiez les participants - collègues ou visiteurs - par email. Chaque invitation génère un email ICS, format iCalendar. Que vous utilisiez Easyrequest ou une de nos intégrations Outlook ou Teams, prévenez vos destinataires en partageant vos entrées de calendrier. Paramétrez des rappels de réservations grâce à des notifications modulables.
5. Suivi et analyse de l’occupation des salles
Accédez à différents types de visualisation de l'état des salles depuis l’onglet gestion : vue par types de salle, par état d’occupation, par utilisateur, par date… Consultez aussi l’historique des réservations, filtrable par critères : usager, annulations, période etc. Exportez ces statistiques sur Excel.
6. Réussir l'accueil des visiteurs en centralisant leurs informations
Avec le module visiteurs, offrez-vous une gestion globale des réservations liées aux externes. Visualisez les personnes attendues et l'historique des anciennes visites. Créez des profils visiteurs “au vol”, en quelques clics.
7. Différents niveaux d’autorisation d’accès
Paramétrez les bénéficiaires de la solution, mais aussi ses utilisateurs gestionnaires, si vous disposez d’un secrétariat. Privatisez certaines salles, en n’autorisant la réservation qu’à certaines personnes. Définissez aussi des groupes de bénéficiaires prioritaires : ceux qui n’ont pas besoin de l’autorisation du gestionnaire pour réserver.
8. Assurer le suivi des prestations liées aux espaces réservables
Associez la réservation de prestations (restauration, matériel informatique, etc.) à celle des salles. Obtenez des récapitulatifs globaux des prestations prévues dans le bâtiment, classés par critères : date, salle, bénéficiaire etc. Générez des demandes automatiques de prestations aux gestionnaires de matériels.
9. Génération simple des documents comptables et des factures
Si vous louez vos espaces de travail ou que vous associez la réservation de salles à la vente de prestations, profitez d’un système de facturation de la restauration et du matériel. Offrez-vous une gestion des coûts multitarifs et associez une logique tarifaire spécifique à chacun de vos clients. Automatisez l’émission de bon de commande et de factures.
