Comment ça marche ?

Le module FlexBureaux d’Easyrequest permet de synchroniser les calendriers de présence des salariés avec les plannings de leurs bureaux. Dès qu’un collaborateur s'absente pour plus ou moins longtemps, le calendrier de son espace de travail se libère et s’ouvre aux réservations d’autres collaborateurs. Ceux-ci peuvent réserver un bureau depuis un planning ou un formulaire, via leur smartphone ou leur ordinateur, sur l’interface Easyrequest ou sur Outlook. L’employeur augmente ainsi par période le volume d’espaces de travail disponible.

1. Connexion rapide à la solution FlexBureaux

Les collaborateurs se connectent en quelques secondes à la solution de flex office Easyrequest, simplement grâce à leur login et leur mot de passe. Le gestionnaire de l’outil maîtrise les différents niveaux d’accès, en paramétrant des groupes d’utilisateurs. Il visualise toutes les réservations de bureaux en temps réel, mais aussi sur la semaine ou sur le mois.
Connexion rapide à la solution FlexBureaux
Personnaliser les espaces de travail ouverts à la réservation

2. Personnaliser les espaces de travail ouverts à la réservation

Pour encourager une gestion collaborative des bureaux, il faut proposer plusieurs types d'espaces de travail. Easyrequest vous permet de catégoriser les bureaux disponibles à la réservation : les bureaux classiques privatifs ou semi-privatifs, ceux réservables ensemble pour un environnement de travail modulable, mais aussi les espaces isolés ou en open space.

3. Faciliter la recherche d’un bureau disponible

Un des principaux facteurs d’adhésion au flex office réside dans le fait que les collaborateurs trouvent rapidement des espaces de travail libres, une fois arrivés dans le bâtiment. Cette condition nécessite des modalités de réservation simples. Avec Easyrequest, les utilisateurs peuvent réserver un bureau depuis leur ordinateur ou depuis notre appli smartphone. Cette réservation s’effectue sur un planning de disponibilités, via un plan interactif du bâtiment ou par formulaire, au choix. Les champs du formulaire se configurent dans ce cas selon les particularités de votre parc d’espaces de travail.
Faciliter la recherche d’un bureau disponible
Notifications de réservation par email

4. Notifications de réservation par email

En tant que gestionnaire, vous paramétrez les notifications de réservation que vos collaborateurs reçoivent. Notre solution permet en outre de générer des emails ICS iCalendar. Les utilisateurs peuvent donc intégrer leurs réservations à leurs propres plannings de travail.

5. Une vue globale et analytique sur l’utilisation des espaces

Notre module FlexBureaux profite de toutes les fonctionnalités de notre solution de réservation de salles. Autrement dit, il vous donne accès au suivi global des réservations de bureaux, via l’onglet “Gestion”. Vous pouvez classer les réservations passées ou en cours par type d'espace, par identifiant utilisateur, ou par période. Vous accédez aussi à des données d’analyse précieuses, selon vos critères : nombre d’annulations par période ou par personne, par exemple. Si vous choisissez de combiner notre solution de desk sharing avec nos capteurs de présence, vous déterminez précisément les flux d’occupation de l’espace dans le bâtiment.
Une vue globale et analytique sur l’utilisation des espaces
Varier les niveaux d’accès à la solution

6. Varier les niveaux d’accès à la solution

Certains de vos bureaux se destinent davantage au personnel dirigeant ou aux managers ? Avec le module de flex office d’Easyrequest, vous privatisez certains espaces, en n’autorisant leur réservation qu’à certaines personnes. Vous pouvez aussi définir un groupe de bénéficiaires prioritaires : ces utilisateurs n’ont pas besoin de l’approbation du gestionnaire pour réserver.

7. Combiner la réservation de bureaux à celle de prestations

Notre module FlexBureaux se combine à notre solution de réservation de matériel pour vous permettre d’associer des prestations à la réservation d’un ou de plusieurs bureaux. Cette configuration s'avère particulièrement utile dans les cas de matériels informatiques itinérants, ou si certains ordinateurs ne sont pas nominatifs. Là aussi, la solution de réservation vous fournit des statistiques de performance précises.
Combiner la réservation de bureaux à celle de prestations
Une comptabilité allégée

8. Une comptabilité allégée

Si vous utilisez notre module FlexBureaux dans le cadre d’une location de vos espaces de travail libres (coworking), vous pouvez profiter de nos fonctionnalités comptables. Attribuez des tarifs à chaque espace, selon une logique de gestion multitarifaire. Notre logiciel automatise l’édition des devis et des factures.

 

Questions fréquentes sur la gestion du flex office avec Easyrequest

Notre suite logiciels dispose de webservices qui l’autorisent à s’interfacer avec différents matériels et applications informatiques : des logiciels de contrôle d'accès comme TIL ou Optima, des solutions de paiement en ligne telles que Stripe et des détecteurs de présence.

Le module FlexBureaux d’Easyrequest s’interface effectivement avec Outlook 365.

L’administrateur d’Easyrequest FlexBureaux profite de nombreux champs d'actions :
  • Paramétrage des bureaux à réserver et de leurs équipements ;
  • Configuration des modalités de réservation payantes dans le cas du coworking ;
  • définition du type de réservation : avec ou sans validation du gestionnaire :
  • réglage des modalités de notifications par emails ;
  • privatisation de certains bureaux ;
  • suivi statistique et exportations Excel.

Oui, Easyrequest autorise un nombre illimité de réservations et d’utilisateurs.

Oui, il suffit pour cela d’opter pour une connexion SSO (single sign-on, ou “authentification unique”) pour votre module FlexBureaux.

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