Comment ça marche ?

EasyRequest Réservation de véhicules concentre les fonctionnalités les plus recherchées des gestionnaires de flottes automobiles : enregistrement personnalisé des différents engins, réservations par critères, paramétrage des notifications, granularisation des accès à la solution, suivi et analyse des usages de la flotte et de sa maintenance. La solution se personnalise à 100%, la preuve en images avec ce guide d’utilisation de la gestion des parcs de véhicules avec Easyrequest.

1. Accès instantané à Easyrequest Réservation de véhicules

Pour réserver un engin, les utilisateurs de la solution Easyrequest se connectent simplement via un login et un mot de passe. Que le logiciel de gestion de flotte automobile se destine à une entreprise, une collectivité ou une société d’autopartage, le fonctionnement reste le même. C’est le gestionnaire de la flotte qui détermine, en quelques clics, la granularité des niveaux d’accès. Il définit pour cela plusieurs groupes d’utilisateurs.
Accès instantané à Easyrequest Réservation de véhicules
Enregistrement 100% personnalisé de tous les engins de la flotte

2. Enregistrement 100% personnalisé de tous les engins de la flotte

Notre logiciel de gestion de parc automobile couvre tous les types de véhicules (voiture, utilitaire, vélo etc.) et permet de créer chacun des profils d’engins nécessaires. Il peut aussi se combiner à notre outil de réservation de prestations pour autoriser la planification d’actes de maintenance ou de nettoyage.

3. Réservation des véhicules selon des critères précis

Avec Easyrequest, les utilisateurs ou collaborateurs effectuent leur réservation depuis un planning de disponibilités ou via un formulaire. Tous les champs de ce formulaire dépendent des critères paramétrés par le gestionnaire : localisation, capacité, durée de la location ou longueur du trajet, par exemple. Cette réservation s'effectue aussi bien sur ordinateur que sur smartphone.
Réservation des véhicules selon des critères précis
Rappels de réservation automatiques par emails

4. Rappels de réservation automatiques par emails

Entièrement personnalisables, les notifications de réservation s’envoient au format email, y compris ICS iCalendar. Les bénéficiaires peuvent donc enregistrer leurs créneaux de réservation directement sur leurs agendas.

5. Tableau de bord de gestion de parc automobile global et analytique

L’onglet “Gestion” de notre solution de gestion de parc automobile affiche une vue globale des réservations en cours et terminées, classables par périodes et selon vos critères. Notre logiciel de réservation de véhicules se couple avec une boîte clé pour vous offrir toutes les données d’analyse nécessaires à un fleet management performant : kilométrage de la flotte, kilométrage par utilisateur, kilométrage moyen par trajet, fréquence des pannes et défauts de maintenance etc. Ces analyses sont exportables au format Excel.
Tableau de bord de gestion de parc automobile
Différents niveaux d’autorisations

6. Différents niveaux d’autorisations

Certaines voitures de fonction se destinent au top management ? Avec, Easyrequest privatisez certains engins pour les réserver au personnel autorisé. Définissez aussi un groupe de bénéficiaires prioritaires, qui n’a pas à demander de validation pour réserver un véhicule.

7. Automatisation de la comptabilité

Si vous utilisez notre logiciel de gestion de flotte automobile dans un contexte locatif, Easyrequest vous propose une série d’outils comptables. Paramétrez les tarifs de chaque engin, et passez en mode multitarifaire. La solution édite automatiquement les devis et factures.
Automatisation de la comptabilité
Assurer un état des lieux du véhicule

8. Assurer un état des lieux du véhicule

Remplir sur son smartphone une fiche d'état des lieux ou de relevés d'incidents qui sera automatiquement envoyée au gestionnaire du véhicule.

 

Questions fréquentes sur la gestion de flotte automobile avec Easyrequest

Easyrequest profite de différents webservices qui facilitent l'interfaçage avec d’autres solutions : systèmes de boîte à clés, de traçage GPS et de système keyless. Des logiciels de contrôle d'accès tels que TIL et Optima ou des solutions de paiement en ligne comme Stripe.

Easyrequest peut tout à fait s’intégrer à Outlook 365 grâce à un add-in.

En tant qu'administrateur du logiciel, le gestionnaire de parc automobile agit à différents niveaux du paramétrage :
  • Définition des engins, de leurs catégories, des prestations associées ;
  • Forfaitisation des locations de véhicules dans le cas d’une société de location ou d’autopartage ;
  • Configuration des niveaux de réservation : avec ou sans validation administrateur ;
  • Paramétrage des modalités de notifications par emails ;
  • Privatisation de certains véhicules ;
  • Suivi du tableau de bord des réservations et des statistiques d’utilisation.

Oui, Easyrequest permet d’enregistrer un nombre illimité de véhicules, destinés à un nombre illimité d’utilisateurs.

Tout à fait. Dans ce cadre, nous vous proposons une connexion SSO (single sign-on, ou “authentification unique”).

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