Logiciel de réservation
des salles et bureaux

Une solution complète pour la gestion de vos espaces en entreprise

EasyRequest Réservation de salles et bureaux est un logiciel de réservation de salles. Il propose une interface claire et intuitive qui vous aidera dans la gestion de vos espaces. L’application de réservation de salle de réunion disponible pour les smartphones vient compléter le système de réservation de salle de réunion disponible via votre navigateur. Il est possible de paramétrer le logiciel de gestion de salles pour qu’il réponde à votre cahier des charges de façon précise, ainsi il répond au mieux à vos besoins. La version standard du système de réservation de salles de réunion vous permet de gérer non seuleument vos réservations mais aussi les workflows qui y sont rattachés ainsi que les prestations associées aux salles. Le logiciel de réservation de salles et bureaux est évolutif, vous pouvez si vos besoins évoluent rajouter des modules complémentaires tels que le module de gestion des coûts, l'affichage dynamique ou encore le module visiteurs. Enfin, EasyRequest Réservation de salles et bureaux peut s’intégrer avec EasyRequest Réservation de matériels et EasyRequest Réservation de véhicules pour une gestion plus complète de tous vos besoins.
réservations de salles et bureaux
picto reservation

Réservations

  • Recherche d'une salle de réunion disponible à partir de critères (plage horaires, localisation etc)
  • Réservation d'une salle à partir du planning
  • Réservation à partir d'un plan
  • Réservation à partir de l'application smartphone
  • Réservations récurrentes de salles. Possibilité de définir des exceptions
  • Approbation par workflow configurable
picto prestation

Gestions des prestations

  • Possibilté de réserver dans chaque salle des prestations différentes (matériels ou services)
  • Envoi des mails automatiques aux prestataires (services généraux, restauration, ...),
  • Workflows de validation spécifiques aux prestations
  • Indisponibilité du matériel
picto bureau flexible

Bureaux flexibles

Nous gérons la disponibilité des bureaux flexibles : lien entre le calendrier de la personne à qui appartient le bureau et le calendrier du bureau.
  • Lien entre le planning du collaborateur et le planning de son bureau
  • Bureau disponible à la réservation lors d'absence ou de déplacement
  • Chaque bureau est configurable indépendamment
  • Indisponibilité du bureau
Réservation de bureaux individuels dans un open space : visualisation sur un plan, gestion des flux de personnes
picto ecran d'accueil

Ecran d'accueil

Nous pouvons également afficher des informations concernant les réservations de salles en temps réel sur des écrans d’accueil. Notre application permet d’afficher la liste des salles réservées sur la journée puis également d’afficher des vidéos, du texte, des pages HTML et des images sur plusieurs pages ou plusieurs zones de l'écran
picto ecrans tactiles

Ecrans tactiles devant les salles

Nous proposons des écrans d’affichage 10" à l’entrée des salles. Ces écrans fonctionnent en wifi ou POE.
  • Indication grâce à des leds de couleur si la salle est libre ou occupée
  • Informations sur la réunion en cours et les prochaines réservations
  • Réservation à la volée, libération de la salle
  • Signalement de problèmes matériels dans la salle
  • Réervation des salles à proximité
picto smartphone

Application smartphone

L'application smartphone permet à un demandeur de faire une réservation directement à partir de son téléphone.
  • Recherche d'une salle ou d'un bureau disponible à partir de critères
  • Visualisation du planning des réservations
  • Accès à la liste de ses réservations
  • Application mobile disponible sous Android et IOS
picto cout

Gestion des coûts

Nous vous proposons de pouvoir suivre le coût de vos réservations que ce soit en interne ou à la location.
  • Gestion des tarifs forfaitaires ou horaires
  • Gestion de plusieurs taux de TVA,
  • Tableaux de coûts sur des périodes données avec exports Excel
  • Connaissance des coûts par salle, bénéficiaire, période etc...
  • Gestion du multitarifs
  • Etablissement des devis
picto visiteur

Gestion des visiteurs

Les participants externes aux réunions sont attendus à l'accueil.
  • Les personnes de l’accueil peuvent gérer les arrivées et les départs des invités
  • les invités reçoivent des invitations ics grâce au workflow associé.
  • Enregistrement des personnes non reliées à une réservation de salles
  • Historisation des visiteurs
  • Edition des badges
picto technique

Les points techniques

Nous proposons un certains nombres de passerelles et d'intégrations pour faciliter l'utilisation au quotidien de l'application.
  • Offre Saas
  • SSO disponible
  • Passerelle Ldap disponible
  • Liaison HTTPS
  • Intégration avec Outlook 365
  • Intégration Skype
picto les plus

Et aussi ...

L'application EasyRequest a bien d'autres avantages. N'hésitez pas à nous contacter.
  • Application adaptable et paramétrable en fonction de vos process
  • Plusieurs éditions statistiques disponibles en standards
  • Gestion des indisponibilités de salles ou de matériels associés aux salles
  • Gestion fine des droits
  • Réservation multi-sites
  • Application multi time zones

Un logiciel de gestion de salles est un outil informatisé qui permet de gérer facilement les réservations de salles et bureaux au sein d’une entreprise. Celui-ci donne accès à un planning centralisé sur lequel tout utilisateur peut réserver en ligne une salle et un créneau.

L’utilisation d’un logiciel de gestion de réservation de salles et bureau en entreprises comporte de nombreux avantages. En effet, il permet à ses usagers de réserver par eux-mêmes les espaces, le planning est à jour en temps réel (donc pas d’erreur de réservation), toutes les informations concernant les salles sont centralisées et leurs statistiques de réservation sont à disposition. Il permet également de gérer les flux de personnes dans les bureaux et ainsi de savoir qui est venu et où à travailler cette personne. Par cette automatisation, les entreprises gagnent ainsi en temps et en efficacité.

Le système de gestion de réservation de salles peut s’utiliser de différentes façons selon votre besoin : sur ordinateur (en SaaS ou sur logiciel), ou encore sur votre smartphone, par une application dédiée.

Si vous disposez de nombreuses salles et bureaux au sein de vos locaux que vous mettez à disposition de vos salariés et visiteurs, un logiciel de gestion de salles vous fera considérablement gagner en efficacité dans la gestion de ces espaces. En plus de cela, un tel système de réservation est conçu pour s’adapter aux besoins et problématiques qui vous sont propres et intégrera ainsi les fonctionnalités nécessaires à votre entreprise.
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