Logiciel de réservation de salle de réunion et bureau

Q: Comment utiliser un logiciel de gestion de salles ?

Le système de gestion de réservation de salles peut s’utiliser de différentes façons selon votre besoin : sur ordinateur (en SaaS ou sur logiciel), ou encore sur votre smartphone, par une application dédiée.

Pourquoi choisir notre logiciel de gestion de salle de réunion ?

EasyRequest propose une interface claire et intuitive pour faciliter la gestion de vos espaces.

L’outil est accessible via votre navigateur et se complète par une application smartphone pour plus de flexibilité. Vous paramétrez le logiciel pour qu’il réponde précisément à votre cahier des charges et à vos besoins.

La version standard gère vos réservations, les workflows rattachés et les prestations associées aux salles. Le logiciel est évolutif : si vos besoins changent, vous avez la possibilité d’ajouter des modules complémentaires comme la gestion des coûts, l'affichage dynamique ou le module visiteurs.

Enfin, EasyRequest s’intègre avec nos modules de gestion de matériels et de véhicules pour une couverture complète de vos besoins.

Logiciel évolutif

Le logiciel de réservation de salles et bureaux vous accompagne dans l'évolution de vos ressources et de vos besoins. Il est possible de manière simple de rajouter ressources et fonctionnalités sans géner l'utilisation des l'application au quotidien.

Application modulaire

Le logiciel de réservation de salles et bureaux est évolutifs. Il est possible de rajouter en fonction de l'évolution des besoins de votre entité des modules complémentaires tels que le module de gestion de coûts, le module visiteurs ou encore le module d'affichage dynamique.

Solutions personnalisables

L'application de réservation de salles et de bureaux est entièrement paramétrable afin de répondre aux mieux à votre cahier des charges et à vos besoins fonctionnels. Vous bénéficiez d’un logiciel de gestion de planning qui vous ressemble.

Comparatif : gestion manuelle vs logiciel EasyRequest

Voici pourquoi passer d'une gestion manuelle à une solution dédiée transforme votre organisation.

Fonctionnalités clés de notre logiciel de réservation de salles

Réservations

L'application EasyRequest permet de gérer vos réservations de salles et de bureaux

EasyRequest est une application qui permet de gérer les réservations de manière simple et intuitive. L'application est accessible en mode SaaS à tout moment de n'importe quel navigateur.

Gestion des prestations

Réserver services et prestations associés à la salle

EasyRequest permet de réserver très simplement des services ou des prestations associés aux salles en même temps que la réservation de salles.
Une seule action, deux réservations

Écrans d'accueil

Affichage dynamique

Nous pouvons afficher des informations concernant les réservations de salle en temps réel sur des écrans d'accueil.

Écrans tactiles devant les salles

Affichage dynamique devant les salles

EasyRequest permet d'afficher devant les salles sur des écrans tactiles les réservations en cours.

L'application permet également d'afficher les réservations sur des écrans dans un hall d'accueil ou à différents étages du bâtiment.

Application smartphone

Ios et Android

L'application smartphone permet au demandeur de réservation de salles de faire une réservation directement à partir de son téléphone portable.

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Fonctionnalités spécifiques

Notre expertise dans la gestion des salles et des bureaux nous permet de vous conseiller et de vous accompagner tout au long des projets

Gestion des coûts

Nous vous proposons de pouvoir suivre le coût de vos réservations que ce soit en interne ou à la location.

Gestion des tarifs forfaitaires
ou horaires

Gestion de plusieurs taux de TVA

Tableaux de coûts sur des périodes données avec exports Excel

Connaissances des coûts par salle, bénéficiaire, période, etc...

Gestion du multitarif

Etablissement des devis

Gestion des visiteurs

Les participants externes aux réunions sont attendus à l'accueil

Les personnes de l'accueil peuvent gérer les arrivées et les départs des invités

Les invités reçoivent des invitations ics grâce aux workflows associés.

Enregistrement des personnes non-reliées à une réservation de salle

Historisation des visiteurs

Edition des badges

Essayer maintenant

Les points techniques

Nous proposons un certains nombres d'intégration et de passerelle pour faciliter au quotidien l'usage de l'application.

Offre SaaS

Passerelle LDAP

Add-in outlook 365

SSO

Intégration Microsoft TEAMS

FAQ : Tout savoir sur la gestion des salles de réunion

Un logiciel de gestion de salles est un outil informatisé qui permet de gérer facilement les réservations de salles et bureaux au sein d’une entreprise. Celui-ci donne accès à un planning centralisé sur lequel tout utilisateur peut réserver en ligne une salle et un créneau.

L’utilisation d’un logiciel de gestion de réservation de salles et bureau en entreprises comporte de nombreux avantages. En effet, il permet à ses usagers de réserver par eux-mêmes les espaces, le planning est à jour en temps réel (donc pas d’erreur de réservation), toutes les informations concernant les salles sont centralisées et leurs statistiques de réservation sont à disposition. Il permet également de gérer les flux de personnes dans les bureaux et ainsi de savoir qui est venu et où à travailler cette personne. Par cette automatisation, les entreprises gagnent ainsi en temps et en efficacité.

Le logiciel de gestion de planning et de salles peut s’utiliser de différentes façons selon votre besoin : sur ordinateur (en SaaS ou sur logiciel), ou encore sur votre smartphone, par une application dédiée.

Si vous disposez de nombreuses salles et bureaux au sein de vos locaux que vous mettez à disposition de vos salariés et visiteurs, un logiciel de gestion de salles vous fera considérablement gagner en efficacité dans la gestion de ces espaces. En plus de cela, un tel système de réservation est conçu pour s’adapter aux besoins et problématiques qui vous sont propres et intégrera ainsi les fonctionnalités nécessaires à votre entreprise.

Un agenda classique se limite à noter un rendez-vous. Un logiciel de réservation de salle de réunion gère la ressource elle-même. Il prend en compte la capacité de la salle, les équipements disponibles (projecteur, visio) et les règles de gestion (quotas, validation par un manager). Il permet aussi d'automatiser les services associés (ménage, traiteur) et de fournir des statistiques d'occupation précises, chose impossible avec un simple calendrier.

Outlook et Google Agenda sont excellents pour gérer le temps des personnes, mais limités pour gérer des bâtiments. EasyRequest complète ces outils.

Recherche multicritères : Trouvez une salle libre pour 10 personnes avec un écran tactile en une seconde. Outlook peine à filtrer aussi précisément.
Gestion des conflits : EasyRequest gère les règles de priorité et libère automatiquement une salle si la réunion est annulée ou si personne ne se présente (via capteurs ou validation sur écran).
Services aux occupants : Vous ne pouvez pas commander un café ou déclarer un incident technique directement dans un événement Google Agenda standard.

Logiciel de réservation de salle de réunion : réorganisez vos espaces de travail