Une plateforme pensée pour les contraintes de la fonction publique

Les organismes publics gèrent des ressources nombreuses et hétérogènes, souvent réparties sur plusieurs sites, avec des agents aux profils variés et des exigences de traçabilité et de sécurité plus strictes que dans le secteur privé. Les doubles réservations, la gestion manuelle des plannings ou l'absence de suivi statistique sont autant de freins à l'efficacité des services.

EasyRequest répond à ces enjeux en proposant une suite complète, disponible en SaaS ou en hébergement On Premise chez le client, avec authentification SSO, protocole LDAP, accès sécurisé HTTPS et gestion fine des droits d'accès par agent. La solution s'intègre aux outils déjà en place et accompagne les DSI dans le déploiement. Elle est évolutive et s'adapte à la taille et aux process de chaque établissement.

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Des avantages communs à toute la suite EasyRequest

Quelle que soit la ressource que vous gérez, toutes les solutions EasyRequest partagent les mêmes fondamentaux, adaptés aux exigences de la fonction publique :

Application facile et intuitive

Une application facile et intuitive

Conçue pour que vos agents l'adoptent rapidement, sans formation longue. Les réservations se font en quelques clics depuis ordinateur ou smartphone.

Solution évolutive et adaptable

Une solution évolutive et adaptable à vos process

Workflows d'approbation configurables, règles de réservation personnalisables, droits d'accès fins par profil d'agent. EasyRequest s'adapte à l'organisation de chaque établissement, pas l'inverse.

Environnement SaaS sécurisé ou On Premise

Un environnement SaaS sécurisé ou On Premise

Accès HTTPS, authentification SSO, protocole LDAP, hébergement chez le client si requis. Vos données restent sous contrôle, et votre DSI garde la main sur l'infrastructure.

Intégration avec vos outils existants

Une intégration facilitée avec vos outils existants

Compatibilité Outlook 365 et Teams, webservices pour l'interconnexion avec des logiciels tiers, gestion multi-sites et multi time zones. La solution s'intègre dans votre environnement numérique existant.

Un accompagnement permanent par nos experts

Nos équipes accompagnent les DSI et les gestionnaires tout au long du déploiement et restent disponibles pour faire évoluer la solution avec vos besoins.

Gérez vos salles de réunion et espaces municipaux sans friction

Vous représentez un organisme public ou une municipalité et possédez de nombreux espaces à gérer — bureaux, salles de réunion, salles municipales prêtées ou louées à des tiers ? Une plateforme de gestion des salles vous sera bénéfique. Avec EasyRequest, vous informatisez votre gestion de salles et éliminez les doubles réservations et autres problèmes d'organisation.

Qu'il s'agisse d'espaces internes ou de salles municipales ouvertes aux associations et aux citoyens, votre système de réservation gagne en rapidité et en efficacité. La gestion des visiteurs et des prestations liées aux salles est également intégrée : les équipes en charge de la logistique sont averties automatiquement dès qu'une prestation est commandée lors d'une réservation, et les écrans d'accueil orientent les participants à leur arrivée.

Fonctionnalités clés

  • Recherche d'une salle ou d'un bureau par critères (horaire, localisation, capacité, équipements)
  • Réservation depuis le planning, un formulaire, un plan d'étage ou l'application smartphone
  • Réservations récurrentes avec gestion des exceptions
  • Libération automatique des salles réservées mais non occupées
  • Approbation par workflow configurable
  • Gestion des visiteurs : liste des personnes attendues, impression de badges, suivi des arrivées et départs
  • Gestion des prestations associées (stocks, workflows, délais de commande, statuts)
  • Écrans d'accueil et écrans tactiles de salle avec feux bicolores et charte graphique personnalisée
  • Statistiques d'utilisation des espaces
  • Etc.
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réservation de salles de réunion et de salles municipales

Réussissez le flex office dans votre établissement public

Le flex office se généralise désormais jusque dans la fonction publique. Les collectivités et organismes publics apprécient les organisations orientées open spaces, sans poste de travail attitré — une démarche qui favorise le travail collaboratif et permet de décloisonner les fonctions de direction. Mais pour que le flex desk représente un gain de temps et de convivialité pour vos agents, il faut les bons outils. Hors de question de céder à un flex office sauvage, soumis au principe du « premier arrivé, premier servi ».

EasyRequest propose un module entièrement dédié à la réussite du desk sharing : le FlexBureaux. Associé à nos écrans tactiles et à nos capteurs de présence, il devient un véritable pilier de l'appropriation des bureaux flexibles par vos agents. La solution est disponible en SaaS ou On Premise, avec intégration Outlook 365, Teams, et gestion multi-sites et multi time zones.

gestion du flex office dans un établissement public

Fonctionnalités clés

  • Module FlexBureaux : fusion entre les plannings des agents et ceux de leurs postes nominatifs
  • Réservation des bureaux ponctuellement inoccupés
  • Réservation depuis un planning, un formulaire ou un plan interactif de l'étage
  • Recherche d'espaces par critères (taille, matériel, configuration, luminosité, insonorisation)
  • Réservations récurrentes avec possibilité d'exceptions
  • Libération automatique des espaces inoccupés passé un certain délai
  • Capteurs de présence pour un suivi en temps réel de l'occupation
  • Écrans tactiles avec feux bicolores, réservation en un clic et annulation automatique des no-shows
  • Statistiques d'utilisation par espace, par agent ou par période, exportables en Excel
  • Etc.
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Optimisez la gestion de votre parc de véhicules de fonction

La gestion des parcs automobiles de la fonction publique incarne des enjeux de taille, tant en termes d'image que de respect des objectifs environnementaux du gouvernement. La loi d'orientation des mobilités et la circulaire 2020 sur la gestion optimisée des mobilités de l'État stipulent que les collectivités et structures publiques doivent favoriser les mobilités actives : vélos partagés, autopartage, véhicules hybrides rechargeables. EasyRequest prend en charge toutes les catégories d'engins, intègre un module de covoiturage et peut se paramétrer pour proposer en priorité les véhicules les moins consommateurs de carburant.

Vos agents effectuent leur réservation en quelques clics depuis un planning actualisé en temps réel, accessible sur ordinateur ou smartphone. Côté gestionnaire, la plateforme fournit un suivi statistique précis de l'utilisation des engins, de leur sinistralité et des dépenses qu'ils impliquent — sous forme de graphiques ou de tableurs Excel. Toutes les données sont hyper-sécurisées grâce à un système strict de droits d'accès.

Fonctionnalités clés

  • Réservation par critères : type d'engin, énergie, localisation, capacité, kilométrage, gabarit
  • Planning en temps réel, accessible sur ordinateur et smartphone iOS/Android
  • Workflows d'approbation configurables et gestion fine des autorisations
  • Suggestion de véhicules adaptés à la course visée (vélos, hybrides, électriques)
  • Module de covoiturage avec prévisualisation du nombre de participants
  • Liste d'attente avec alerte email en cas de véhicule libéré
  • Boîte à clés sécurisée : remise automatique, enregistrement du kilométrage, alerte retard
  • Carnet de bord électronique, suivi des pannes, sinistres et contrôles techniques
  • Indicateurs de suivi : taux d'utilisation, kilométrage par agent, véhicules les plus utilisés
  • Rapports statistiques Excel personnalisés
  • Etc.
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gestion du parc de véhicules de fonction dans le secteur public

Simplifiez la gestion et la réservation de vos équipements publics

Gestionnaires d'infrastructures, gestionnaires logistiques ou TIC, agents administratifs : la gestion quotidienne du parc matériel d'un établissement public est une tâche chronophage. Équipements techniques, informatiques, sportifs, pédagogiques ou d'entretien — à partir d'un certain volume d'items, le tableur Excel atteint ses limites. EasyRequest automatise la gestion des équipements, de la réservation initiale jusqu'à la restitution, en supprimant les procédures papier.

Vos agents empruntent les équipements facilement depuis un planning en temps réel, sur ordinateur ou via l'application smartphone. Chaque item dispose de sa propre fiche : localisation, caractéristiques, notices, dernières interventions, statut (réservé, en stock, en panne). La traçabilité des interventions techniques facilite la planification des maintenances et la rédaction des procès-verbaux. Les rapports générés par la plateforme permettent également de disposer d'un état des lieux précis des équipements pour les échanges avec la direction ou les partenaires institutionnels.

réservation et suivi des équipements dans un établissement public

Fonctionnalités clés

  • Réservation en quelques clics depuis un planning mis à jour en temps réel
  • Recherche par critères personnalisables (localisation, catégorie, spécificités techniques)
  • Réservation de plusieurs équipements à la fois, catégorisés par projet
  • Historique exhaustif des réservations, utilisateurs et utilisations
  • Fiche individuelle par item avec notices, caractéristiques et suivi d'interventions
  • Système de boîte à clés pour la gestion sécurisée des équipements sensibles
  • Surveillance précise des problèmes techniques, pannes et défectuosités
  • Rapports statistiques sous forme de graphiques ou de tableurs Excel
  • Solution SaaS ou On Premise, intégration DSI avec SSO et LDAP
  • Etc.
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Prêt à optimiser la gestion des ressources de votre établissement ?

Demandez une démonstration gratuite de la suite EasyRequest. Nos équipes vous présentent les fonctionnalités adaptées à votre établissement et vous accompagnent dans la mise en place, en lien avec votre DSI.

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