Logiciel de réservation de salles de réunion : optimisez vos espaces

Gérer des salles de réunion devient vite compliqué quand les réservations sont faites manuellement. Mails échangés, appels de dernière minute ou fichiers partagés vous font perdre du temps, génèrent des conflits d’usages inutiles et ne vous donnent pas de visibilité sur l'occupation réelle de vos espaces. Un logiciel de réservation de salles de réunion vous aide à simplifier ces démarches et à mieux piloter vos ressources : vous gagnez en efficacité, vous réduisez les frictions pour vos équipes et vous optimisez chaque mètre carré

Découvrez dans cet article tous les avantages d'un logiciel de réservation de salles performant telle que la solution EasyRequest.

Pourquoi adopter un logiciel de réservation de salles de réunion ?

Passer d'une gestion manuelle à un système centralisé transforme l'efficacité interne. Vous ne gérez plus seulement des agendas, vous optimisez à la fois le temps de vos collaborateurs, mais aussi la performance de vos actifs immobiliers.

Avantages pour les entreprises et collectivités

Le principal avantage d'une solution logicielle est l'autonomie qu'elle offre aux utilisateurs sur la gestion de leurs réservations. Vos équipes peuvent saisir, renseigner, modifier ou annuler une réservation sans dépendre constamment d'un gestionnaire. Ce gestionnaire conserve toutefois un rôle de contrôle sur ces réservations.

Dans une grande société ou une collectivité, la gestion des salles peut différer selon le nombre d’espaces à gérer. Avec un outil centralisé, l'effort est lissé et la dépendance réduite. Le logiciel est particulièrement utile aux centres d'affaires et aux espaces de coworking, où la gestion rapide et transparente des postes, des salles et des prestations est centrale.

Réduction des doublons, gain de temps et meilleure visibilité

La saisie manuelle, souvent effectuée sur un fichier interne, génère un risque important d'erreurs, de doublons de réservation ou d'oublis. Un outil de gestion de salles de réunion élimine ces problèmes.

• Zéro doublon : Le logiciel rend la double réservation impossible.
• Fiabilité : Le système envoie des mails de confirmation ou des rappels.
• Gain de temps : Vos collaborateurs gagnent du temps en étant autonomes sur l'ensemble du processus de réservation. Les gestionnaires ne passent plus leur temps à renseigner ou modifier des réservations.
• Visibilité en temps réel : L'affichage des disponibilités se fait à l’instant T. Plus de surprises, toutes les informations sont centralisées.

Meilleure utilisation des surfaces et économies

La perception d'un manque de salles ne correspond pas toujours à la réalité. Un outil qui inclut la réservation de salles de réunion et de matériel permet de mettre en lumière les écarts entre ce qui est réservé et ce qui est réellement utilisé.

Grâce à la fonction statistique de votre outil de gestion, vous obtenez des données sur le taux de présence, le taux d'absence ou le taux de participation. Cette analyse d'utilisation de vos espaces vous permet de :

• Déterminer s’ils sont sous-utilisés ou surchargés
• Identifier les salles et les équipements les plus demandés
• Justifier la réorganisation ou la réduction de certaines surfaces

Comment choisir le bon logiciel de réservation de salles pour votre organisation ?

Le marché propose de nombreuses options. Pour la Direction des Systèmes d'Information (DSI) ou un responsable d’entreprise, la décision se base sur la cohérence de la solution avec les besoins structurels et techniques.

Pour que votre solution de réservation de salles de réunion SaaS ou on-premise soit un succès, vérifiez bien qu’elle propose des fonctionnalités qui répondent à tous vos besoins logistiques.

SaaS vs On-Premise

Le mode d'hébergement est un critère technique majeur pour la DSI. Voici un bref comparatif des 2 solutions :

• SaaS (Software as a Service) : La solution est hébergée par l'éditeur, permettant une mise en œuvre rapide, des mises à jour automatiques et une maintenance simplifiée. C'est le modèle favorisé par la majorité des PME, des espaces de coworking et des centres d'affaires cherchant la flexibilité et la réduction des coûts d'infrastructure.
• On-Premise : La solution est installée et gérée sur vos propres serveurs. Ce modèle offre un contrôle total sur les données et l'environnement de sécurité. Il est souvent privilégié par les grandes sociétés ou les organismes publics soumis à des exigences réglementaires spécifiques.

Réservation en ligne, calendrier partagé et intégrations (Outlook, Google…)

La base d'un système moderne repose sur la simplicité : l'accès à la réservation de salles de réunion doit être direct et la plateforme intuitive. Le bon logiciel pour votre entreprise est en réalité celui qui sera plébiscité par ses utilisateurs.

Un logiciel adapté doit impérativement offrir : :

• L'intégration (synchronisation) avec vos outils internes : Il doit être compatible et synchronisable avec vos outils internes comme la messagerie, la comptabilité ou le contrôle d'accès pour garantir un flux de travail continu.
• La gestion des droits d'accès : Vous devez pouvoir définir des accès restreints ou complets selon les profils d'utilisateurs
• L'autonomie totale : Le logiciel permet l'autonomie sur la gestion de réservation. La saisie manuelle sur un fichier interne est remplacée par une gestion 100% autonome.

Capacités multi-sites, gestion des équipements et affichage dynamique

Votre logiciel de réservation de salles ne doit pas se limiter aux murs. Il doit être une solution complète pour la réservation, et de salles de réunion, et de matériel..

• Gestion des ressources : L’outil doit pouvoir gérer les prestations et les coûts associés, comme le matériel ou les services de courtoisie. Il doit aussi permettre la planification de ces prestations auprès des gestionnaires et des prestataires
• Capacité multi-sites : Pour les grandes organisations et les centres d'affaires en croissance, la capacité de salles gérées et le nombre de participants se doivent d’être illimités
• Affichage dynamique : L'affichage des disponibilités doit se faire en temps réel. Pour faciliter la compréhension, il peut inclure un code couleur et doit aussi prendre en compte les temps de préparation (anté/post évènement), assurant une information toujours juste pour tous

Analyse, tableau de bord et suivi d’utilisation des salles

Un outil performant est un outil décisionnel. Il ne se contente pas de prendre des réservations, il vous aide à gérer et améliorer votre organisation interne.

• Statistiques complètes : Le logiciel doit fournir des statistiques détaillées, incluant le taux de présence, le taux d'absence ou le taux de participation. Ces données sont le socle de votre stratégie d’optimisation des espaces.
• Gestion des coûts : L’outil doit vous aider à optimiser vos coûts en incluant l'estimation et la facturation
• Support et accompagnement : L'éditeur doit offrir un support d'utilisation de sa plateforme. L’idéal est de pouvoir bénéficier de paramétrages personnalisés, d'une aide à l'installation et de conseils d'utilisation

Pourquoi choisir la solution EasyRequest pour la réservation de vos salles ?

Vous avez identifié la nécessité d'utiliser un logiciel de réservation de salles de réunion pour optimiser vos espaces. Maintenant, vous devez choisir la solution qui répond parfaitement aux besoins complexes de votre organisation : PME, grande société, collectivité ou espace de coworking.

EasyRequest vous apporte une réponse complète. Nous offrons une solution intuitive, fiable et conçue pour gérer l'ensemble de vos ressources partagées, pas uniquement les salles.

Vous souhaitez découvrir comment EasyRequest peut simplifier votre quotidien et maximiser la performance de votre parc immobilier et matériel ?

 

FAQ solution EasyRequest

 

Choisir EasyRequest, c'est opter pour une solution capable de gérer non seulement vos salles, mais l'ensemble de vos ressources (matériel, véhicules, bureaux flexibles) sans limite de capacité !