Comment optimiser votre flotte grâce à un logiciel d'autopartage en entreprise ?

La mobilité en entreprise nécessite un budget souvent très important. La mise à disposition d'une flotte de véhicules implique nécessairement des dépenses conséquentes pour votre structure. Choisir l'autopartage est une solution avantageuse pour assurer la mobilité de vos collaborateurs tout en maîtrisant vos coûts. Cette méthode permet de réduire le nombre de véhicules en circulation et le coût de détention (TCO) d'un parc automobile.

Découvrez dans cet article tous les avantages de la mise en place d'un logiciel d'autopartage en entreprise telle que la solution d'autopartage EasyRequest.

Qu'est-ce que l'autopartage en entreprise ?

L'autopartage en entreprise consiste à mettre en commun une flotte de véhicules au service de l'ensemble ou d'une partie de vos salariés. Contrairement au véhicule de fonction attribué à une seule personne, ces véhicules sont partagés et accessibles selon les besoins ponctuels de chacun. Aujourd'hui, mettre en place des dispositifs de réserve de véhicules et d'autopartage est indispensable autant pour les sociétés que pour les collectivités.

Ce système répond à des enjeux actuels forts. Il s'inscrit dans une démarche sociétale et environnementale en générant un réel impact sur l'empreinte carbone. C'est aussi une stratégie efficace pour rationaliser l'usage de la voiture individuelle ou de service au profit d'une utilisation collaborative et raisonnée.

Pourquoi mettre en place l'autopartage pour une flotte de véhicules professionnels ?

L'adoption d'un système d'autopartage transforme la gestion flotte automobile entreprise. Elle offre des bénéfices concrets tant sur le plan financier qu'opérationnel.

Réduction des coûts et optimisation budgétaire

L'autopartage permet aux entreprises et leurs équipes de réduire le nombre de véhicules en circulation. Une flotte partagée nécessite moins de voitures pour couvrir les mêmes besoins de déplacement qu'une flotte traditionnelle. Vous diminuez mécaniquement le coût de détention de votre parc automobile et cette organisation permet une optimisation réelle de votre budget mobilité.

Engagement environnemental

L'autopartage s'inscrit directement dans une démarche RSE. En réduisant le nombre de véhicules, vous générez un impact positif sur l'empreinte carbone de votre activité. C'est un levier d'action concret pour les entreprises soucieuses de leur impact écologique.

Modernisation des usages

Vos collaborateurs accèdent à une mobilité plus flexible : ils utilisent un véhicule uniquement lorsqu'ils en ont besoin. Cette approche favorise une culture de l'usage plutôt que de la possession.

Les limites d'une gestion manuelle ou via des outils non adaptés

Certaines structures tentent encore de gérer leur parc sans outil spécifique. Cette méthode montre rapidement ses limites et engendre des risques opérationnels :

Une gestion sans logiciel implique souvent une saisie manuelle sur un fichier interne type Excel, présentant un risque important d'erreurs. Vous vous exposez à des fautes de saisie, des doublons de réservation ou des oublis.

Sans outil dédié, la communication est chronophage car vous ne recevez pas de mails de confirmation ou de rappels automatiques. Le gestionnaire doit traiter chaque demande, renseignement, modification ou annulation manuellement. La gestion des droits d'accès est inexistante ou complexe à maintenir. Et surtout, vous manquez de visibilité. L'affichage en temps réel de la disponibilité des ressources est impossible avec un simple fichier statique.

Dernier point négatif, une gestion manuelle ne permet pas d'obtenir des statistiques fiables sur les taux de présence ou d'utilisation. Vous naviguez donc à vue sans données précises pour optimiser votre flotte.

Pourquoi utiliser un logiciel d'autopartage en entreprise ?

Pour pallier ces manques, l'adoption d'un logiciel autopartage entreprise est la réponse technique et organisationnelle adéquate. Les avantages sont nombreux :

Centralisation et gain de temps

Un logiciel de gestion flotte partagée regroupe toute votre activité dans une solution unique. EasyRequest centralise la gestion, supprime les lourdeurs administratives et offre un gain de temps immédiat à vos équipes en simplifiant les démarches quotidiennes.

Fiabilité et sécurité

Fini les risques d'erreurs manuels. Le logiciel d'autopartage dédié à votre entreprise rend les doublons de réservation impossibles et sécurise le planning. Vous garantissez ainsi la disponibilité réelle des véhicules avec une solution fiable et éprouvée.

Autonomie des collaborateurs

Vos salariés gagnent en liberté. Ils consultent les disponibilités et réservent leur véhicule en totale autonomie, sans avoir besoin de solliciter le gestionnaire pour chaque déplacement.

Les fonctionnalités clés d'un logiciel d'autopartage pour entreprise

Une solution autopartage en entreprise comme EasyRequest fluidifie la mobilité grâce à des outils avancés :

• Interfaces intuitives : Les conducteurs réservent en quelques clics sur une application fluide, tandis que les gestionnaires pilotent l'ensemble du service via un back-office complet.
• Suivi en temps réel : Le carnet de bord électronique centralise l'activité. Visualisez l'état de la flotte, les alertes et planifiez les interventions (nettoyage, maintenance) proactivement.
• Statistiques décisionnelles : Analysez vos taux d'usage grâce à des rapports détaillés. Ces données vous permettent d'ajuster la taille de votre flotte aux besoins réels des usagers.
• Flexibilité totale : Définissez vos propres règles d'accès, de réservation et de créneaux. La solution s'adapte à vos politiques internes et évolue selon vos nouveaux usages.

Comment EasyRequest accompagne l'autopartage en entreprise

EasyRequest met son expertise à votre service pour réussir votre projet d'autopartage véhicules professionnels.

Une plateforme connectée tout-en-un

EasyRequest vous propose une application tout-en-un facilitant la mise en place de vos projets. Les espaces utilisateurs et gestionnaires sont reliés à votre flotte en permanence. Nous disposons d'un savoir-faire automobile reconnu depuis 2004 qui nous a permis la création d'un logiciel garantissant sécurité et simplicité.

Un accompagnement sur-mesure

Vous disposez d'un service client à votre écoute avec un expert dédié à votre projet de mise en place de logiciel d'autopartage. Vous pouvez décider de toutes les modalités avec votre expert mobilité dédié. Cet accompagnement est constant : pendant toutes les étapes de votre projet et même après son déploiement, un interlocuteur est disponible pour répondre à vos demandes.

Évolutivité de la solution

Votre projet peut grandir avec nous. Par la suite, vous pouvez élargir votre logiciel d'autopartage à de nouvelles communautés comme d'autres sites de votre entrerise ou d'autres départements. Cette capacité d'ouverture offre des perspectives intéressantes pour rentabiliser davantage votre flotte.

L'optimisation de flotte automobile par l'autopartage est un levier de performance économique et écologique. EasyRequest vous fournit l'outil technologique et l'expertise humaine pour transformer votre mobilité interne.