Un logiciel simple et utile pour que vos agents s’approprient le flex office

Au départ destiné à un public de consultants, le flex office se généralise désormais jusque dans la fonction publique. Les collectivités - municipalités, conseils départementaux et régionaux, préfectures - et autres organismes publics apprécient les organisations de bureaux orientées open spaces, sans poste de travail attitré. Une démarche qui convient notamment aux agents habitués au travail collaboratif, et qui permet de décloisonner les fonctions de direction.

Le flex office reste pourtant parfois décrié comme un effet de mode qui complique l’organisation quotidienne des agents. Pour réussir à l’installer, outre la concertation, il faut donc les bons outils. Il s’agit de doter les collaborateurs des solutions nécessaires pour que le flex desk représente un gain de temps, de créativité et de convivialité. Cet objectif implique le recours aux technologies qui encadrent la réservation des bureaux et autres espaces de travail. Hors de question de céder à un flex office sauvage, soumis au principe du “premier arrivé, premier servi”.

Notre logiciel de réservation de salles et de bureaux comprend un module, le “FlexBureaux”, entièrement dédié à la réussite du desk sharing. C’est aussi une solution qui permet de réserver des espaces depuis un planning, un formulaire ou un plan interactif. Associée à nos écrans tactiles et à nos capteurs de présence, cette plateforme de gestion du flex office pour organismes publics devient un véritable pilier de l’approbation des bureaux flexibles par vos agents.

Avantages clés

picto flex office

Un module “FlexBureaux” dédiée au flex office

picto support

Un accompagnement permanent par nos experts

picto serveur

Une solution personnalisable, disponible en SaaS ou On premise

Fonctionnalités

Utiliser les bureaux non-occupés avec le module FlexBureaux

  • Fusion entre les plannings des agents et ceux de leurs postes nominatifs
  • Réservation des bureaux ponctuellement inoccupés
  • Hausses temporaires des espaces de travail disponibles
  • Installation d’un mode d’utilisation des bureaux plus flexible
Utiliser les bureaux non-occupés
reservation multi support

Réserver des espaces de travail en quelques clics, y compris via smartphone

  • Réservation des bureaux, salles de réunion et autres espaces de travail depuis leurs plannings en ligne
  • Réservation de ces mêmes espaces via un formulaire, ou à partir d’un plan interactif de l’étage
  • Recherche d’espaces de travail par critères : taille, capacité, matériel, configuration (disposition, luminosité, insonorisation, etc.)
  • Paramétrage de réservations récurrentes avec possibilité d’exception
  • Libération automatique des espaces réservés mais inoccupés passé un certain délai

Privilégier une plateforme de gestion du flex office pour organismes publics pensée pour les DSI

  • Solution disponible en SaaS ou On premise
  • Webservices pour simplifier l’intégration avec des logiciels tiers
  • Application de réservation des salles combinable avec notre solution de gestion et de réservation du matériel, des prestations et des véhicules
  • Exports Excel de rapports statistiques pour chaque item réservable (bénéficiaires, taux d’occupation et d’utilisation, taux d’annulation etc.)
  • Personnalisation des workflows et des règles de réservation (réservation hors délai, quantité limitée, ...)
  • Disponible en SSO, avec passerelle Ldap et liaison HTTPS
  • Intégration avec Outlook 365 et Team
  • Gestion fine des droits d’accès
  • Réservation multi-sites et multi time zones
Privilégier une plateforme de gestion du flex office
Gagner en agilité avec les écrans tactiles de réservation

Gagner en agilité avec les écrans tactiles de réservation

Les écrans tactiles peuvent se placer à l’accueil du bâtiment ou devant chaque espace de travail. Ces écrans suivent les réservations en temps réel, et donnent des informations stratégiques aux agents :
  • Recensement global des réservations d’espaces sur tout le bâtiment pour la journée
  • Visualisation pour chaque bureau ou salle de ses réservations du jour, de leurs horaires et de leurs organisateurs
  • Suggestions d’espaces de travail proches et libres à la réservation
  • Réservation en un clic via l’écran tactile
  • Système de feux bicolores pour signaler de loin la disponibilité d’un espace
  • Annulation des réservations non-honorées
  • Adaptation des écrans à la charte graphique de l'organisation

Obtenir des statistiques précises pour faciliter la prise de décision

  • Statistiques sous forme de graphiques via l’application smartphone
  • Exportables en tableaux Excel
  • Statistiques d’utilisation par salle/espace, par agent ou encore par période
  • Recensement précis des taux d’occupation et de réservation
Edition statistique

Prêt à vous lancer ?

ArtsurleWeb
9 rue Robert 69006 Lyon
info@artsurleweb.com
04.81.91.56.41

 

Copyright © 2018 Art sur le Web - Protection des données