EasyRequest, le logiciel de gestion des salles et des bureaux pour centres d'affaires

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Réserver un espace

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Gérer les prestations

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Les coûts

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Les écrans

Si vous êtes un centre d’affaires, EasyRequest Réservation de salles et de bureaux va vous intéresser. En effet, la gestion des salles peut être compliquée, chronophage et engendrer des erreurs. EasyRequest Réservation de salles et de bureaux vous simplifiera la tâche en évitant par exemple les doubles réservations et en assurant un cadre de travail plus serein pour les personnes en charge de la gestion des salles. Cette gestion s’accompagne de celle des prestations. Les gestionnaires de toute sorte seront avertis en temps et en heure de manière automatique, ce qui facilite l’organisation. Il est également possible d'associer des coûts aux salles et prestations.

Tout ceci permet de mieux maîtriser les coûts en permettant facilement de générer des états, par exemple avec un tableau sur des périodes données avec exports Excel ou encore établir les coûts par salles, bénéficiaires, périodes etc.

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Réserver une salle

  • Recherche d'une salle de réunion disponible à partir de critères (plage horaires, localisation etc)
  • Réservation d'une salle à partir du planning
  • Réservation à partir de l'application smartphone
  • Réservations de salles récurrentes. Possibilité de définir des exceptions
  • Approbation par workflow configurable
  • Gestion de l'indisponibilité des salles
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Gestion des prestations

  • Réservation de la prestation en même temps que la salle
  • Mise à jour du statut de la prestation : en cours, réalisé, ...
  • Réservation à partir de l'application smartphone
  • Gestion des stocks
  • Gestion des indisponibilités
  • Mises en place de règles de réservations (commande à partir d'une certaines heure, quantité limitée, ...)
  • Workflow configurable
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Gestion des coûts

  • Liste de prix salles et prestations
  • Gestion TVA, multitarifs
  • Possibilité d'imprimer des devis
  • Tableaux récapitulatifs des coûts par réservations, prestations etc..
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Ecrans

  • Ecran d'accueil
  • Liste des réservations permettant d'informer et d'orienter les arrivants
  • Charte graphique sur mesure

Comment un outil d’organisation des salles améliore t-il la rentabilité d’un centre d’affaires ?

Le logiciel de gestion de salles est une solution d’organisation tout-en-un. Autour de son rôle premier et principal de réservation de salles, l’outil va en effet proposer un ensemble de fonctionnalités hautement intéressantes pour le gestionnaire de centre d’affaires.

Une application de réservation d’espace comprend par exemple la possibilité d’avoir un planning des salles partagé, à jour en temps réel et facile d’utilisation. Il sera également possible de configurer les modalités de réservation pour les différents utilisateurs et ainsi d’obtenir un système de réservation totalement adapté. Parce-que le logiciel est pensé pour interagir avec tout l’univers du centre d’affaires, il est également tout à fait capable de gérer les prestations liées aux salles au sein de l’immeuble et d’afficher toutes les informations nécessaires et en temps réel sur des écrans d’accueil. La gestion des prestations permet aux clients de réserver des services en même temps que leur salle, le gestionnaire de la prestation est alors averti de la commande et peut la gérer facilement. EasyRequest permet de mieux collaborer et donc d'éviter les erreurs et le stress.
Enfin, une telle solution permet une meilleure gestion financière de son activité par la centralisation de ses différents tarifs, coûts et devis. Les données chiffrées s’accompagnent de nombreuses statistiques qui s’avèrent pertinentes pour un établissement dans le cadre d’une surveillance précise de ses revenus et charges.

Ainsi, l’utilisation d’un système de gestion de salles permet de réelles économies aux centres d’affaires par la combinaison gagnante formée par :
  • L’automatisation du procédé de réservation
  • L’interconnexion à des services annexes
  • Le gain de temps permis par la gestion fluide de ses espaces et de ses prestations
  • L’amélioration de son budget management grâce au suivi des performances de ses salles (taux d’occupation,...), ses coûts, ses tarifs.

En quoi Easyrequest représente-il une solution de gestion unique et plus efficace pour les centres d’affaires ?

Easyrequest répond véritablement aux besoins des gestionnaires de centres d’affaires car l’outil a été spécifiquement pensé pour cette activité.

Au delà de son aspect complet destiné à une utilisation propre à la société propriétaire de salles et bureaux, le logiciel dispose également d’une caractéristique multi-utilisateurs. Interactif et simple à prendre en main, tous les acteurs interagissant avec le centre d’affaires peuvent en bénéficier : entreprises et organismes client ayant besoin de réserver en ligne, prestataires externes...

À noter également que l’application est aussi bien disponible sous format SaaS que hébergée et dispose d'une application smartphone disponible sur Android et IOS délivrant à son usager une solution sur-mesure.

 

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