La gestion des salles de réunion est une activité chronophage. Elle demande une maîtrise minutieuse de son catalogue de salles et des plannings. Cette gestion implique par ailleurs, pour chaque collaborateur concerné, de développer de nouvelles formes d’organisation. Pour que la réservation de salles de réunion se passe sans accroc - et qu’elle soit bien acceptée en interne - il faut donc la rationaliser.
Plusieurs astuces permettent de s’assurer une gestion des salles efficace, qui soit au service des collaborateurs. Les appliquer facilite l’installation de nouvelles habitudes, tout en s’assurant le soutien des équipes.
S’autoriser une large maîtrise des plannings
La maîtrise des plannings est au cœur de la bonne gestion des salles de réunion. Pour réussir cette périlleuse démarche, beaucoup d’entreprises optent ainsi pour les agendas partagés en ligne. Ceux-ci permettent de sonder les plannings de chaque collaborateur, et de les comparer à ceux des salles de réunion.
Ce système demande, cependant, d’opter pour un système d’autorisation d’accès large. Il faut effectivement que chaque collaborateur susceptible d’organiser une réunion puisse visualiser les plannings de ses collègues.
Communiquer en amont sur les réservations de salles
Pour que la réservation des salles de réunion se déroule efficacement, une astuce simple consiste à envoyer des invitations claires aux participants. Il peut par exemple s’agir d’un email qui précise l’heure et le lieu de la réunion. Dans le cas d’immeubles imposants, l’organisateur peut aussi y joindre un plan d’accès.
Une autre précaution intelligente consiste à envoyer un rappel de réunion quelques heures ou quelques jours avant la rencontre. Ce courrier permet d’éviter les désistements dus aux oublis. C’est aussi l’occasion de détailler le déroulé de la réunion pour faciliter l’organisation de chaque invité. Ces précautions aident à respecter les plannings de réservation, et fluidifient donc la gestion des salles de réunion.
Mieux gérer ses salles de réunion en référençant leurs points forts
Les entreprises qui s’intéressent à la gestion de leurs salles de réunion disposent souvent d’une belle variété de salles. Exploiter à 100% cette diversité, c’est s’assurer que le système de réservation des salles devienne vraiment utile aux collaborateurs.
Les salles de réunion qui bénéficient de la luminosité extérieure et dont les murs sont clairs sont par exemple plus adaptées aux longs échanges. Les pièces plus petites, de leur côté, conviennent mieux aux objectifs du brainstorming, surtout si elles sont dotées de fauteuils confortables.
Taille des locaux, capacité, disposition, matériel : l’entreprise gagne à intégrer chacun des points forts de ses salles à son système de réservation. Cela permet d’encourager une gestion intelligente et en phase avec les besoins des collaborateurs pour aller au-delà de la planification.
Intégrer la réservation du matériel dans sa gestion des salles
Une gestion de salles de réunion efficace se passe rarement d’un système de réservation du matériel. Celui-ci est effectivement au cœur du déroulé des réunions. Il peut s’agir de la connectique nécessaire pour les visioconférences, ou des micros. Les longues rencontres réclament également une fontaine à eau, voire une machine à café.
Le quotidien des collaborateurs implique donc d’intégrer dans sa gestion des salles de réunion un système de réservation efficace du matériel. On peut pour cela créer des agendas dédiés à chaque item, à croiser avec ceux des salles et des employés.
Faciliter l’organisation des réunions de dernière minute
Les réunions de dernière minute sont le lot de toutes les entreprises. Assurer la bonne gestion des salles de réunion, c’est aussi simplifier le déroulé de ces “points ponctuels”.
Les employés à la recherche d’une salle de réunion pour un échange rapide errent souvent dans les couloirs, ricochant entre les salles déjà prises. Pour éviter cela, il est utile d'apposer à l’entrée de chaque salle un tableau et un feutre. Les collaborateurs s’en servent alors pour préciser la réunion en cours et son heure de fin. Ce tableau peut aussi servir à signaler les défauts de matériel, et éviter ainsi de grosses pertes de temps aux plus pressés.
S’offrir un outil dédié à la gestion des salles de réunion simplifiée
Une gestion efficace des salles de réunion implique donc de maîtriser plusieurs procédés chronophages. Il faut également pouvoir accéder aux agendas de chacun et créer des plannings dédiés aux salles et aux utilitaires.
Une façon de simplifier cette gestion consiste à opter pour un outil dédié, comme EasyRequest. Un logiciel de réservation de salles compile tous les besoins des entreprises :
- obtenir une vue d’ensemble sur la disponibilité des salles, du matériel et des invités en temps réel ;
- respecter la confidentialité des agendas ;
- envoyer des rappels de réunion et des demandes de confirmation automatisés ;
- accéder aux spécificités de chaque salle de réunion au moment de la réservation ;
- profiter d’écrans d’accueil qui informent sur la disponibilité d’une salle, son planning et celui des salles proches.
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