6 secrets pour mieux gérer ses salles de réunion

Mis à jour le 02/12/2025

La gestion des salles de réunion est une activité chronophage. Elle demande une maîtrise minutieuse de son catalogue de salles et des plannings. Cette gestion implique par ailleurs, pour chaque collaborateur concerné, de développer de nouvelles formes d’organisation. Pour que la réservation de salles de réunion se passe sans accroc - et qu’elle soit bien acceptée en interne - il faut donc la rationaliser.

Plusieurs astuces permettent de s’assurer une gestion des salles efficace, qui soit au service des collaborateurs. Les appliquer facilite l’installation de nouvelles habitudes, tout en s’assurant le soutien des équipes.

1ère astuce : S’autoriser une large maîtrise des plannings

La maîtrise des plannings est au cœur de la bonne gestion des salles de réunion. Pour réussir cette périlleuse démarche, beaucoup d’entreprises optent ainsi pour les agendas partagés en ligne. Ceux-ci permettent de sonder les plannings de chaque collaborateur, et de les comparer à ceux des salles de réunion.

Ce système demande, cependant, d’opter pour un système d’autorisation d’accès large. Il faut effectivement que chaque collaborateur susceptible d’organiser une réunion puisse visualiser les plannings de ses collègues.

2ème astuce : Communiquer en amont sur les réservations de salles

Pour que la réservation des salles de réunion se déroule efficacement, une astuce simple consiste à envoyer des invitations claires aux participants. Il peut par exemple s’agir d’un email qui précise l’heure et le lieu de la réunion. Dans le cas d’immeubles imposants, l’organisateur peut aussi y joindre un plan d’accès.

Une autre précaution intelligente consiste à envoyer un rappel de réunion quelques heures ou quelques jours avant la rencontre. Ce courrier permet d’éviter les désistements dus aux oublis. C’est aussi l’occasion de détailler le déroulé de la réunion pour faciliter l’organisation de chaque invité. Ces précautions aident à respecter les plannings de réservation, et fluidifient donc la gestion des salles de réunion.

3ème astuce : Mieux gérer ses salles de réunion en référençant leurs points forts

Les entreprises qui s’intéressent à la gestion de leurs salles de réunion disposent souvent d’une belle variété de salles. Exploiter à 100% cette diversité, c’est s’assurer que le système de réservation des salles devienne vraiment utile aux collaborateurs.

Les salles de réunion qui bénéficient de la luminosité extérieure et dont les murs sont clairs sont par exemple plus adaptées aux longs échanges. Les pièces plus petites, de leur côté, conviennent mieux aux objectifs du brainstorming, surtout si elles sont dotées de fauteuils confortables.

Taille des locaux, capacité, disposition, matériel : l’entreprise gagne à intégrer chacun des points forts de ses salles à son système de réservation. Cela permet d’encourager une gestion intelligente et en phase avec les besoins des collaborateurs pour aller au-delà de la planification.

4ème astuce : Intégrer la réservation du matériel dans sa gestion des salles

Une gestion de salles de réunion efficace se passe rarement d’un système de réservation du matériel. Celui-ci est effectivement au cœur du déroulé des réunions. Il peut s’agir de la connectique nécessaire pour les visioconférences, ou des micros. Les longues rencontres réclament également une fontaine à eau, voire une machine à café.

Le quotidien des collaborateurs implique donc d’intégrer dans sa gestion des salles de réunion un système de réservation efficace du matériel. On peut pour cela créer des agendas dédiés à chaque item, à croiser avec ceux des salles et des employés.

5ème astuce : Faciliter l’organisation des réunions de dernière minute

Les réunions de dernière minute sont le lot de toutes les entreprises. Assurer la bonne gestion des salles de réunion, c’est aussi simplifier le déroulé de ces “points ponctuels”.

Les employés à la recherche d’une salle de réunion pour un échange rapide errent souvent dans les couloirs, ricochant entre les salles déjà prises. Pour éviter cela, il est utile d'apposer à l’entrée de chaque salle un tableau et un feutre. Les collaborateurs s’en servent alors pour préciser la réunion en cours et son heure de fin. Ce tableau peut aussi servir à signaler les défauts de matériel, et éviter ainsi de grosses pertes de temps aux plus pressés.

Voir aussi : Réservation des salles de réunions : pourquoi investir dans les écrans d’affichage tactiles ?

6ème astuce : S’offrir un outil dédié à la gestion des salles de réunion simplifiée

Une gestion efficace des salles de réunion implique donc de maîtriser plusieurs procédés chronophages. Il faut également pouvoir accéder aux agendas de chacun et créer des plannings dédiés aux salles et aux utilitaires.

Une façon de simplifier cette gestion consiste à opter pour un outil dédié, comme EasyRequest. Un logiciel de réservation de salles compile tous les besoins des entreprises :

• obtenir une vue d’ensemble sur la disponibilité des salles, du matériel et des invités en temps réel ;
• respecter la confidentialité des agendas ;
• envoyer des rappels de réunion et des demandes de confirmation automatisés ;
• accéder aux spécificités de chaque salle de réunion au moment de la réservation ;
• profiter d’écrans d’accueil qui informent sur la disponibilité d’une salle, son planning et celui des salles proches.

Pour aller plus loin : les questions à se poser

Comment choisir la bonne taille de salle et son aménagement pour optimiser sa gestion ?

Pour optimiser votre gestion d’assets, vous devez aligner la capacité et l'aménagement de la salle avec l'objectif de la réunion, car une salle mal dimensionnée est une perte de ressources.

• Capacité : Réservez une salle dont la capacité correspond au nombre de participants
• Aménagement : Faites le lien entre l'objectif de la réunion et le type de salle (grandes et lumineuses pour les longs échanges, petites pour le brainstorming en équipe réduite).
• Référencement : Intégrez les points forts de chaque salle (taille, disposition, capacité, matériel) à votre système de réservation

Quels équipements et services intégrer dans la réservation de salle de réunion ?

Une gestion efficace doit intégrer la réservation du matériel et des services de courtoisie pour garantir le bon déroulement de vos réunions.

• Équipements : Assurez-vous que tout l'équipement nécessaire (visioconférence, micros, connectique) est disponible
• Services : Pensez aux services annexes (fontaine à eau, machine à café, réservation de repas) pour les longues réunions.

Comment éviter les conflits de réservation et optimiser l’occupation des salles de réunion ?

Vous pouvez éviter les conflits de réservation et optimiser l'occupation des salles en utilisant des outils de contrôle et de communication automatisés.

• Éviter les doublons : Un logiciel comme EasyRequest rend les doublons de réservation impossibles.
• Rappels et confirmations : Envoyez des e-mails de confirmation et des rappels automatisés pour éviter les oublis de réservation et fluidifier la gestion
• Affichage en temps réel : Utilisez un affichage dynamique (écrans d'accueil ou code couleur) pour visualiser la disponibilité instantanément, en tenant compte des temps de préparation anté/post événement.
• Gestion autonome : Offrez à vos utilisateurs une autonomie sur leur gestion de réservation, tout en contrôlant leurs autorisations.

Comment intégrer la réservation de salle de réunion dans l’écosystème digital de l’entreprise (agenda, badge, building) ?

Intégrez la réservation de salle de réunion dans l’écosystème digital de votre entreprise en choisissant une solution logicielle compatible avec vos outils internes.

• Synchronisation : Optez pour un logiciel compatible et synchronisable avec vos outils internes (messagerie, outils RH, comptabilité, contrôle d'accès). EasyRequest offre cette compatibilité.
• Gestion des droits : Octroyez simplement des droits d'accès restreints ou complets selon les profils utilisateurs et synchronisez si besoin ces informations avec votre système de contrôle d’accès par badge

Quels indicateurs clés suivre pour piloter la gestion de vos salles de réunion ?

Pour piloter la gestion de vos salles de réunion, vous devez suivre des indicateurs de performance clés (KPIs) qui mesurent l'efficacité et l'utilisation de vos ressources.

• KPIs essentiels : Taux d’occupation, nombre d’heures inutilisées, ratio réservation vs utilisation, coût par heure de salle, temps perdu avant réunion
• Rapports et statistiques : Un logiciel de réservation comme EasyRequest génère des statistiques précises (taux de présence, d'absence, de participation). Il compile les données nécessaires pour l'estimation et la facturation des coûts.

Quels sont les coûts cachés d’une mauvaise gestion des salles de réunion ?

Une mauvaise gestion des salles de réunion engendre des coûts cachés importants liés à la perte de temps, à la baisse de productivité et à la mauvaise optimisation des espaces.

• Temps perdu : Le temps des collaborateurs est gaspillé à chercher une salle, à gérer les conflits ou à faire des modifications manuelles (saisie, annulation).
• Erreurs de saisie : La saisie manuelle sur un fichier interne ou sans logiciel augmente le risque d'erreurs (doublons, oublis), ce qui désorganise le travail.
• Baisse de productivité : Les retards de réunion et le manque de matériel nuisent à l'efficacité.
• Coûts immobiliers : Une mauvaise utilisation des espaces due au manque de visibilité des besoins réels empêche de faire des arbitrages et d'optimiser les coûts liés à l'immobilier.