La gestion des équipements occupe une place importante dans les entreprises. Quel que soit le secteur d’activité, la qualité va de pair avec une gestion optimisée du matériel. Fiabilité, simplicité et rentabilité sont garanties avec une gestion adéquate. Elle permet notamment de veiller à la conformité et particulièrement à la disponibilité d’un parc de machines et de tout autre matériel.
Comment gérer le matériel d’une entreprise ? Vous trouverez dans cet article, les clés d’une gestion efficace et les trois erreurs principales à éviter.
Erreur #1 : Oublier de répertorier tous les matériels de l’entreprisel
Ce premier point correspond à l’erreur la plus courante ! Si vous n’avez encore jamais inventorié le matériel et les équipements, une grande tâche vous attend et elle est d’une importance capitale pour le bon fonctionnement de votre entreprise.
Dans les grandes lignes, voici les équipements de base à recenser :
- L’intégralité de votre parc informatique et de votre parc de machines si vous opérez dans le secteur industriel. Il est essentiel de disposer d’une vue d’ensemble globale sur l'entièreté de votre matériel, vous permettant ainsi de vérifier la conformité de chaque élément, de les rendre disponibles et de prévoir les futures acquisitions de matériel.
- Vous pouvez ainsi répertorier vos postes de travail.
- Du matériel informatique type unités centrales, ordinateurs, tablettes, etc.
- Le matériel permettant une connexion au réseau.
Il existe également d’autres types de matériel dans les entreprises comme :
- Les voitures de fonction.
- Des clés, des badges.
Erreur #2 : Ne pas attribuer les équipements aux collaborateurs
L’ajout des différents stocks et des équipements avec leur date d’acquisition n’est pas suffisant si l’entreprise omet d’attribuer les utilisateurs aux matériels. Il est important de disposer d’un historique concernant les collaborateurs qui ont utilisé de manière ponctuelle ou permanente, le matériel et les équipements mis à disposition dans l’entreprise.
En cas de problèmes ou de pertes au niveau des objets, vous avez ainsi la possibilité de voir la dernière personne qui a été en possession de l’équipement en question. Autre point essentiel, vous pouvez vous rendre compte de la fréquence d’utilisation de certains matériels et prévoir des achats essentiels pour l’entreprise.
Erreur #3 : Ne pas utiliser de logiciel de gestion du matériel
Tous les secteurs connaissent une forte transformation digitale depuis quelques années. Aujourd’hui, il est possible de s’aider de logiciels Saas qui vous offrent un gain de temps considérable dans la gestion de vos stocks et du matériel.
Un logiciel Saas (Software as a Service) est directement hébergé sur un cloud externe à votre organisation.
L’utilisation de tableurs et autres documents ne sont pas des formats pratiques et optimisent en rien la gestion de votre matériel. Un logiciel dédié offre de nombreuses fonctionnalités vous permettant de prévoir l’achat d’équipements, un gain de temps et une économie pérenne.
EasyRequest vous propose justement son logiciel de réservation de matériel en SaaS, disponible également en application mobile. En tant qu’entreprise, vous avez accès à une plateforme dédiée avec les fonctionnalités que vous souhaitez, vous permettant ainsi une meilleure gestion de votre matériel. Notre logiciel est une véritable solution tout-en-un, simplifiant grandement l’utilisation de vos espaces et équipements : gestion des visiteurs, des utilisateurs, des prestations, réservations du parc de matériels, états, stocks, localisations, plus rien ne vous échappe.
Si vous bénéficiez de véhicules de fonction, vous avez également la possibilité d’utiliser notre logiciel pour la gestion de votre parc automobile.
Tout est automatisé, centralisé et sécurisé !
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des équipements ?
L’utilisation d’un logiciel de gestion vous permet de vous recentrer sur votre activité et d’éviter les erreurs. Voici les principaux avantages.
Toutes les informations sont centralisées
Vous n’aurez plus à trier, classer et archiver. Toutes les données sont centralisées au sein du logiciel, vous pouvez ainsi obtenir l’état complet de votre matériel en direct et accéder aux documents en lien avec les réparations et maintenances.
Vos données sont sécurisées
Le logiciel vous offre un historique complet des utilisateurs et de vos derniers enregistrements, ce qui vous rend autonome concernant la gestion du matériel. De même, nos solutions chez EasyRequest vous offrent confidentialité et sécurité concernant toutes les données enregistrées.
Optimiser la gestion des matériels de l’entreprise
Maintenance de votre matériel, planification, réservations, état des stocks, etc. Un logiciel de gestion vous offre de la flexibilité, des disponibilités et simplifie considérablement le quotidien de vos collaborateurs.
Un gain de temps considérable
Vous pouvez chercher des informations et les classer rapidement, partager des données, programmer des réservations, des entretiens ou bien des réparations, ce qui représente un gain de temps important.
En résumé, que vous apporte une bonne gestion du matériel ?
- Vous optimisez vos coûts et la gestion de vos équipements.
- Gain de temps.
- Vous supervisez l’ensemble de votre stock et de vos matériels, ce qui offre davantage de maîtrise.
- Vous évoluez dans un environnement sécurisé.
- Vous vous assurez de la qualité et de la conformité de vos équipements.
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