Flotte de véhicules, engins agricoles, équipement du BTP, dossiers bancaires, fournitures médicales, contrats... La plupart des entreprises se confrontent un jour à l’épineuse question de la gestion du matériel.
De plus en plus de structures se laissent séduire par les solutions de réservation qui fleurissent sur le marché. Certaines en oublient même leurs traditionnels tableurs Excel. Reste que ces applications de gestion de matériel se multiplient sous une diversité d’appellations portant parfois à confusion : “Logiciels de parc matériel” ou d’“équipement”, “solution inventaire” et autres “outils de gestion de stock”...
Quels avantages se cachent derrière ces solutions ? Faut-il privilégier un logiciel ou une solution Saas ? Pourquoi le bon vieux dossier Excel n’est-il plus adapté ? Petit récapitulatif des principaux bénéfices d'une solution de gestion du matériel pour les entreprises.
Une solution de réservation de matériel pour une organisation souple et efficace
La gestion du matériel est un enjeu stratégique majeur pour toute entreprise responsable d’une grande quantité de stock. Si les actifs s'organisent convenablement, l’entreprise fonctionne en effet de façon optimale. Elle entretient et améliore ainsi son image auprès des collaborateurs ou clients, qui y voient un signe de professionnalisme. Les tableaux Excel utilisés jusqu’ici pour organiser les réservations de matériel souffrent par ailleurs de leur rigidité. Leurs automatisations imparfaites ne garantissent pas une vue d’ensemble fidèle du stock. Ils ne couvrent donc qu’imparfaitement les besoins en gestion de matériel.
Une application de réservation de matériel répond à ces problématiques en garantissant une flexibilité sans précédent. Ces logiciels permettent en effet de suivre en temps réel l’état des stocks et d’anticiper leur évolution. Les problématiques de rupture de stock, ou de surstock, s'évitent donc facilement. La gestion se fait par ailleurs de façon automatique. Ces solutions limitent par conséquent les erreurs humaines liées aux outils manuels tels qu’Excel.
Dernier point mais non des moindres, ces solutions s'adaptent précisément aux besoins de l’entreprise. Une application en mode SaaS telle qu’EasyRequest, tiennent particulièrement bien cette promesse. Elles ne demandent en effet aucune installation logicielle lourde. L’entreprise cliente sélectionne simplement les fonctionnalités de la solution qui l’intéressent et règle un forfait en conséquence. Elle ne paye donc que ce qui lui est utile, sans éponger de coût d’installation ou de maintenance.
Des données centralisées pour un suivi précis des stocks
Les applications de gestion de stock aident à assurer un suivi précis de l’état des actifs de l’entreprise. Concrètement, ce type de solution permet de :
- répertorier et catégoriser le stock ;
- attribuer un code-barre à chaque item ;
- suivre les entrées et sorties de matériel en temps réel ;
- anticiper les pénuries et les besoins de maintenance.
A voir aussi : comment Easy Request permet de gérer facilement la gestion des stocks de matériel
La gestion des droits sur le matériel : la garantie de pertes minimisées
La plupart des entreprises peinent à établir un règlement strict de distribution du matériel en interne. Les employés se répartissent souvent les items selon les besoins du moment. Ce partage du matériel peut sembler pratique au quotidien, pourtant il ne permet aucun suivi. Impossible, dans ces conditions, d'organiser la gestion globale des emprunts de chacun.
L’attribution de droits sur le matériel permet d’éviter ce type d’écueil. La plupart des solutions actuelles de gestion de stock propose en effet une boîte de “clés”. Celle-ci fonctionne de deux façons. Elle peut, d’une part, n’accorder la possibilité d’utiliser les actifs qu’à certaines personnes. Elle peut également n’autoriser l’emprunt que de certains types d’items, les moins coûteux par exemple. Dans tous les cas, l’application optimise le contrôle des entrées et des sorties. L’entreprise garde ainsi une trace précise des mouvements de son matériel et réduit les pertes. Une rigueur qui garantit un gain d’efficacité globale que ne manquent pas de remarquer collaborateurs ou clients finaux.
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