Au sein des municipalités, il peut être difficile de gérer les réservations des salles municipales. Avec les différents évènements au cours de l’année, la répartition devient rapidement un casse-tête. Pour faciliter leur travail, l’utilisation d’un logiciel de gestion de salles municipales peut devenir la clé de la réussite.
À l’aide d’un outil digitalisé et intuitif mis à disposition par EasyRequest, les municipalités peuvent dire au revoir aux Post-its, aux calendriers papier et aux feuilles de calcul Excel.
Le logiciel de réservation de salles municipales, clé d’une meilleure organisation pour les municipalités
Les municipalités ont mis de nombreuses années à digitaliser les services proposés, notamment la location des salles municipales. Auparavant toutes les réservations se faisaient à la main par les agents présents dans les locaux.
Cette méthode a vite présenté des contraintes :- Lecture des réservations difficile sur le mois ou l’année.
- Surplus d’informations rendent les données rapidement illisibles : contrat, ajout de matériel, indications particulières, plages horaires…
- Modification ou annulation de date laissent une trace sur un calendrier écrit. Il est donc impossible d’utiliser la plage horaire pour une réservation différente.
Face à ces problèmes et aux nouveaux défis des municipalités, il est important de les faire évoluer et de les équiper d’un outil efficace permettant de gérer les salles municipales.
Accès centralisé
Grâce à l’utilisation d’un logiciel de réservation de salles municipales, toutes les informations sont centralisées sur une seule et même plateforme. L’outil EasyRequest permet à toute l’équipe d’accéder aux données relatives aux réservations et à la disponibilité des salles.
Il n’y a plus de risque d’oubli, de perte de réservation, de chevauchement ou de doublons. Avec l’utilisation du logiciel, la marge d’erreur est faible.
Gain de temps
La facilité de lecture qu’offre le logiciel de gestion de salles permet aux équipes d’être plus efficaces. La saisie des informations demande moins de temps. Le fait de pouvoir enregistrer les données des participants dans le système facilite leur travail qui devient moins chronophage. Par exemple, face aux participants habitués, la réservation est enregistrée en deux clics.
De plus, toutes les informations de stocks concernant le matériel disponible sont visibles en un coup d’oeil. Que ce soit pour des chaises, des tables, des vidéoprojecteurs, des micros ou des multiprises, la municipalité a l’indication des stocks rapidement. Plus besoin de se déplacer pour confirmer leur présence en salles ou de demander aux techniciens. L’information est présente dans le logiciel.
Par ailleurs, deux cas de figure possibles avec l’utilisation d’un logiciel destiné aux municipalités :
- Si le planning est mis en ligne sur le site de la municipalité, les participants ont accès aux plages horaires. Les appels concernent ainsi uniquement les horaires disponibles.
- Dans le cas de figure où l’accès au planning est exclusif aux équipes, la lecture des horaires est facile et garantit un gain de temps en termes de travail. Plus besoin de se battre pour comprendre l’écriture du collègue ou de déchiffrer si l’heure de fin de réservation est 16h ou 16h30.
Clarifier les règles concernant la réservation de salles
La mise en place de cette solution digitale donne la possibilité aux municipalités de centraliser toutes les règles relatives à la réservation des salles. Grâce à cette approche, le service des municipalités est unifié et harmonisé. Les équipes ont toutes les mêmes conditions concernant les services proposés.
Faciliter la gestion
Les réservations des salles municipales peuvent survenir de différentes entités :
- Associations
- Clubs sportifs
- Particulier pour des évènements
- Entreprises pour des séminaires
Grâce au logiciel de réservation de salles municipales EasyRequest, il est plus facile de personnaliser le traitement des demandes et comprendre quels sont les utilisateurs réguliers. Les ajustements au sein des salles concernant les superficies et les équipements sont ainsi faits de manière stratégique.
Analyse de coûts
Une solution de gestion pour les salles municipales offre de nombreux avantages quant à la gestion des coûts des réservations effectuées. Des graphiques et des tableaux peuvent être créés afin de résumer les subventions, les devis, les factures, les paiements, le taux d’occupation ou encore le nombre de réservations et de participants.
En résumé, l’utilisation d’un logiciel facilite le traitement des demandes et permet aux organismes publics de se moderniser. Cette évolution leur donne la possibilité d’optimiser et de personnaliser les services proposés.
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