A l’ère du déconfinement, comment garantir le respect des mesures de sécurité pour les espaces partagés et coworking ?

La ministre du Travail, Muriel Pénicaud, a présenté le protocole national du déconfinement le 3 mai 2020. Celui-ci favorise le télétravail. Les espaces de coworking vont donc devoir s’adapter, tout comme les établissements dont la réouverture reste indispensable.

Pour ces cas spécifiques, la ministre recommande de prendre les mesures nécessaires pour assurer la distanciation sociale. Celle-ci ne va pourtant pas être simple à mettre en place au sein des open spaces.

Pour faciliter l’application des consignes sanitaires du ministère, un petit coup de pouce technologique peut être le bienvenu. Les logiciels de réservation de bureaux permettent effectivement d’assurer une rotation des travailleurs dans les salles, sans qu’ils aient à se croiser. Ces solutions garantissent aussi la distanciation physique en donnant une visibilité sur les employés présents ou absents. Une façon facile et rapide de bien répartir l’espace de travail.

Retourner travailler en toute sécurité avec une solution de réservation des bureaux

Dans le protocole national de déconfinement, le gouvernement demande d’éviter de recevoir de nombreux travailleurs sur le lieu de travail. Il convient notamment de réorganiser les open spaces pour qu’il n’y ait qu’une personne pour 4m2. Pour cela, il va falloir fonctionner par rotations présentielles. Une démarche que les solutions de réservations de salles aident à mettre en place.

Les espaces de coworking qui utilisent déjà les solutions de réservation de bureaux le savent : pas besoin de toquer à une porte pour savoir si un espace de travail est libre. Avec ce type d’application, il est effectivement possible de rechercher une salle disponible via son ordinateur ou son smartphone. L’utilisateur accède ainsi au planning des occupations. Il peut également rechercher un espace de travail par critères, tels que la plage horaire ou la localisation.

Certaines solutions de réservation de salles proposent également d’utiliser des écrans. Les écrans d’accueil d’EasyResquest se placent par exemple à l’entrée du bâtiment. Ils affichent les informations quant aux bureaux occupés ou vides. Cette technique permet donc de fluidifier la circulation dans les couloirs. Elle améliore ainsi la distanciation physique. Il s’agit, en outre, d’une méthode sans contact. Elle respecte donc les consignes préconisées dans le cadre de l’épidémie de coronavirus.

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Bureau Flex, la bonne idée pour assurer la distanciation sociale au travail

Avec la mesure de distanciation sociale au travail qui consiste à garder au moins 4m2 par personne, l’espace disponible se réduit. L’organisation des allées et venues des travailleurs s’annonce en outre chronophage. Pour garder une logistique rentable, il va donc falloir opter pour des aménagements millimétrés. Tous les bureaux libres doivent ainsi être mobilisés pour optimiser l’occupation des espaces de co-travail.

EasyRequest utilise le module Bureau Flex pour gérer la disponibilité des bureaux de façon flexible :

  • fusion entre le calendrier de l’occupant du bureau et le planning global de réservation ;
  • visibilité sur les espaces généralement occupés mais exceptionnellement disponibles dans le contexte du déconfinement ;
  • bureau disponible à la réservation dès que son occupant est absent ;
  • possibilité de limiter les réservations de bureaux pour assurer la distanciation sociale ;
  • traçabilité des occupations d’espaces de travail ;
  • compatibilité de Bureau Flex avec les détecteurs de présence.

EasyRequest permet aussi d’installer des écrans tactiles devant chaque espace de travail. Ceux-ci s’avèrent précieux dans un contexte de distanciation sociale. Ils affichent effectivement si un bureau est occupé ou non, grâce à des leds de couleur. Ils informent, en outre, des prochaines réservations planifiées. Un moyen efficace d’éviter les contacts dans le respect des préconisations de lutte contre le COVID-19 au travail.

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comment gérer les open space

 

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