Le choix d’un logiciel de réservation de salles doit être réfléchi et stratégique. Cette réflexion est nécessaire pour optimiser les services proposés et ne pas perdre de clients, surtout en tant que DSI. Face au grand nombre d’outils disponibles sur le marché, il peut être difficile de faire un choix et de savoir quelle solution est la plus adaptée.
Pour aider les services informatiques des entreprises, EasyRequest expose aujourd’hui tous les critères importants pour choisir un système de réservation de salles efficace qui répond véritablement aux besoins des sociétés.
Voir aussi : EasyRequest expliqué à la DSI
Les critères à prendre en compte pour choisir le logiciel de réservation de salles idéal
Une interface facile à utiliser pour réserver facilement
La première question à se poser dans le choix d’un logiciel de gestion de salles est de savoir s’il est facile d’utilisation. Les utilisateurs sont souvent réticents aux changements. Ils aiment leurs habitudes et souhaitent conserver leur routine. Pour que les évolutions soient acceptées et valorisées, les DSI ont l’obligation de proposer un logiciel avec une interface simple et efficace.
Les solutions proposées doivent permettre aux équipes de gagner du temps dans leur travail.
Au sein de l’outil choisi, les informations doivent être accessibles rapidement. L’affichage des plannings et des horaires nécessite une attention particulière afin d’optimiser l’organisation des collaborateurs. Cette simplicité permet aux utilisateurs d’adopter l’outil rapidement.
Grâce au logiciel de réservation de salles EasyRequest, les réservations peuvent se faire à travers différents supports et ainsi faciliter l’accès aux informations :- Depuis un ordinateur.
- Directement sur Office 365.
- Grâce à l’application mobile disponible sur Android et IOS.
L’application mobile EasyRequest permet de réserver en ligne et offre ainsi un gain de temps aux salariés, qui améliorent leurs performances. Plus besoin d’avoir plusieurs intermédiaires et interroger l’ensemble des équipes pour savoir si une salle de réunion est disponible. Depuis leur smartphone, en deux clics, ils ont la possibilité d’accéder au planning de salles et d’organiser leur emploi du temps.
Adaptabilité au secteur d’activité
Les DSI à la recherche d’un logiciel de réservation de salles doivent se baser sur les besoins de l’entreprise.
Il est essentiel de se poser les bonnes questions : quelles sont les fonctionnalités souhaitées ? De quel budget dispose la société ? Pour quel motif cet outil doit-il être intégré au sein des équipes ?
Au-delà de s’adapter au secteur d’activité, il faut savoir si le logiciel en question s’installe facilement et s’il peut être connecté aux systèmes existants dans l’entreprise. C’est un point essentiel car lors de ces changements, une entreprise n’a aucune envie de changer tous les processus internes. Pour que la société puisse profiter de tous les bénéfices de l’outil choisi, celui-ci doit s’interconnecter avec les systèmes existants.
Voir aussi : la gestion des bureaux volants avec EasyRequest
Possibilité de gérer le matériel
Au sein des entreprises, les équipes peuvent avoir besoin de matériels lors de la location de salles. Cela peut être par exemple des vidéoprojecteurs, des tableaux, des télécommandes ou encore des échantillons.
Pour assurer l’organisation du travail des collaborateurs et augmenter leurs performances, les DSI doivent choisir un outil qui permet de gérer la disponibilité du matériel au sein de l’entreprise.
Cette organisation évite que les salariés cherchent les outils dont ils ont besoin quelques minutes avant les réunions. Dites au revoir au stress et à la précipitation !
Quelques logiciels permettent d’enregistrer ces informations. C’est le cas du logiciel de réservations de salles EasyRequest. À travers celui-ci, les DSI ont la possibilité de :
- Gérer les réservations indépendantes de matériels.
- Pouvoir analyser les stocks, les indisponibilités et les entrées/ sorties de matériel.
- Associer les réservations de matériels aux réservations de salles.
La sécurité des données
Lors de la recherche d’un logiciel, les directeurs des systèmes d’information ont l’obligation d’assurer la sécurité des données des utilisateurs. Il est fondamental de choisir un outil qui respecte le RGPD. Cette indication permet de conserver la confiance des clients.
En effet, les consommateurs sont de plus en plus réticents à insérer leurs données sur internet. La digitalisation ne leur permet pas de contrôler les informations obtenues par les entreprises. Pour cela, l’outil de réservation de salles doit mettre un point d’honneur sur cette idée pour ne pas porter préjudice aux entreprises qui l’utilisent.
La réactivité de l’outil et du fournisseur
Enfin, en tant que DSI, le but est d’optimiser l’organisation et les performances des équipes au sein des entreprises. Le choix doit se porter sur un logiciel rapide et un fournisseur réactif pour deux raisons :
- Il ne doit pas y avoir de temps de latence entre la réservation et son affichage dans le système. L’information doit être visible en temps réel afin d’éviter les doublons et les pertes de temps dans l’utilisation des salles et espaces de réunion.
- En cas de problème, pour ne pas impacter la productivité des équipes, le fournisseur doit avoir la capacité de réagir rapidement. L’une des grandes forces d’EasyRequest est de proposer une offre SaaS hébergée en France. Garantir la présence de l’hébergeur sur le territoire français donne la possibilité de faire le nécessaire en quelques minutes.
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