Réservation des salles de réunions : pourquoi investir dans les écrans d’affichage tactiles ?

Vous avez besoin d’une salle de réunion, mais l’espace auquel vous pensiez est occupé. Une situation désagréable et chronophage, que les écrans tactiles permettent de résoudre.

Il existe deux types d’écrans tactiles destinés à régler les problématiques logistiques liées aux réunions. Les premiers s’installent devant la porte de la salle et affichent toutes ses réservations de la journée. Les deuxièmes se placent, quant à eux, à la réception du bâtiment. Ils permettent aux nouveaux arrivants de s’orienter efficacement dans le dédale des bureaux et autres salles de conférence.

Pour être efficaces, les tablettes tactiles fonctionnent en interaction avec un logiciel de réservation de salles. Celui-ci actualise les plannings de réservation en temps réel. Une technologie novatrice, qui mise sur la flexibilité et l’interactivité pour équiper efficacement les salles de réunions.

Des écrans d’affichage pour faire gagner du temps aux collaborateurs

Les écrans tactiles s’installent facilement. L’entreprise a simplement à les suspendre sur les murs d’entrée des salles de travail. Il suffit ensuite de les connecter sur le Wifi ou via leur port Ethernet pour commencer à les utiliser. Les tablettes se synchronisent alors avec un logiciel de réservation de salles, comme c’est le cas pour les écrans EasyRequest. Une configuration qui leur permet de signaler par le biais de LEDs vertes et rouges si la salle est disponible ou non.

Les employés peuvent ainsi, grâce aux écrans, s’informer de l’occupation d’un espace de travail d’un simple coup d’oeil, sans même avoir à s’approcher. S’ils ont toutefois besoin d’informations, l’écran tactile affiche le thème de la réunion en cours, son organisateur, et toutes les réservations de la journée. De quoi avoir une idée précise des créneaux encore disponibles.

Dernier avantage pour les collaborateurs : une réunion qui se finit plus tôt peut être signalée comme telle via l’écran. L’organisateur indique à la borne tactile que son événement professionnel se termine et qu’il veut libérer le créneau horaire. La LED passe au vert et la salle redevient ainsi disponible pour tous les collègues en recherche d’un espace libre.

L’organisation globale de l’entreprise optimisée par les écrans tactiles

Les réunions occupent un temps précieux, aussi bien pour les collaborateurs que pour le fonctionnement interne de l’entreprise. Les heures passées en salles de réunion doivent donc être optimisées. Rien de mieux, dans cette optique, qu’un espace équipé intelligemment.

Trop de salles de travail souffrent en effet de matériels manquants ou en panne. Un dysfonctionnement sur le rétroprojecteur ou un problème d’éclairage suffisent pour perdre de précieuses minutes. Les écrans d’affichage permettent de signaler les équipements défaillants à la personne en charge. Une façon simple de régler la situation rapidement et de faciliter la communication interne entre services.

Reste qu’un logiciel de réservation de salle peut laisser craindre que des employés ne s’arrogent un créneau horaire qu’ils n'utilisent finalement pas. Une situation agaçante, qui ralentit l’organisation globale de l’entreprise. Ici encore, les tablettes tactiles solutionnent le problème. Elles comprennent effectivement une fonctionnalité de confirmation de l’événement. À son entrée en salle, l’organisateur atteste de la tenue de sa réunion via l’interface. S’il ne le fait pas dans le délai paramétré, la salle redevient automatiquement disponible. Une solution ingénieuse pour fluidifier en temps réel l’organisation de l’ensemble des collaborateurs.

Des écrans tactiles pour construire une image de marque forte

Utiliser l’équipement de ses salles de réunions pour améliorer son image de marque peut paraître tiré par les cheveux, et pourtant ! L'affichage de certaines tablettes se personnalise selon la charte graphique de l'entreprise. Elles permettent ainsi d’affirmer l’identité de la marque en interne et auprès des invités.

Ces écrans s’utilisent également à l’entrée du bâtiment, pour afficher des informations à destinations des visiteurs. Orientation, liste des salles libres ou réservées, note informative, vidéo explicative, pages HTML… Tout est modulable pour accueillir au mieux les visiteurs. L’affichage s’adapte ici encore en fonction des couleurs et du logo de la société. La dimension interactive et flexible des écrans d’affichage confirme ainsi leur rôle stratégique dans la construction d’une réputation de marque solide.

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Réservation des salles de réunions : pourquoi investir dans les écrans d’affichage tactiles ?

 

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