Gestion de salle de réunion : Outlook VS le logiciel de réservation

Outlook ou une solution de gestion de salles de réunion payante ? De nombreuses entreprises se posent encore cette question. Elle est tout à fait légitime, étant donné que l'outil “Calendrier” de Microsoft Office 365 offre a priori plusieurs des fonctionnalités d’un outil de réservation payant. Outlook se distingue cependant par certaines spécificités de fonctionnement qui ne conviennent pas à toutes les structures.

Les soucis d’accessibilité, d’actualisation des plannings et de gestion des informations sensibles doivent interroger. Ils sont souvent à l’origine du choix d’opter pour une solution de gestion des salles de réunion dédiée. Ce type de logiciels propose d’ailleurs des outils complémentaires qui facilitent la vie des collaborateurs. Quand il s’agit en plus de solutions Saas, elles s’adaptent totalement au fonctionnement et aux logiciels de chaque client.

Outlook : une gestion de salles de réunion simple, mais pas sans défaut

Les propriétaires d’une solution Outlook récente, ou d’une version Office 365, savent qu’il est possible de l’utiliser pour réserver des salles de réunion. Il suffit pour cela de passer par l'outil “Calendrier” de l’interface. Celui-ci possède les fonctionnalités basiques de la réservation de salles. Il souffre pourtant de désavantages qui compliquent la vie des entreprises qui s’en servent au quotidien.

Utiliser Outlook pour réserver des salles de réunion : les fonctionnalités utiles

Passer par le calendrier Outlook pour la gestion des salles de réunion permet de profiter de plusieurs outils pertinents :

  • avec l’aide à la planification des réunions, l’utilisateur visualise les disponibilités de tous les invités ;
  • c’est ce même outil qui va permettre d’ajouter une salle de réunion.
  • Office 365 permet aussi d’envoyer des invitations email groupées et d’automatiser les rappels de réunion et les confirmations de présence.

Les points faibles d’Office 365 qui peuvent gêner les entreprises

Outlook peut suffire aux structures qui utilisent un nombre restreint de salles de réunion, ou de façon occasionnelle. Pour les entreprises de tailles plus conséquentes qui ont un important portefeuille de salles à exploiter, Office 365 peut néanmoins vite s’avérer insuffisant.

Beaucoup d’organismes regrettent notamment la dépendance du calendrier Outlook à Internet. Celui-ci fonctionne effectivement en passant par le cloud. Il est donc impossible de réserver des salles hors connexion.

Il faut également signaler qu’en optant pour Office 365, l’entreprise accepte que ses données soient hébergées par Microsoft. Cela signifie qu’elle perd la main sur ses informations sensibles et leur confidentialité.

Dernier point qui gêne beaucoup de structures : les fréquentes mises à jour d’Outlook. Celles-ci sont récurrentes et ne peuvent se reporter. Les utilisateurs se plaignent ainsi d’avoir à se réadapter régulièrement à de nouveaux process. Il arrive également que des réservations de salles sautent pendant ces actualisations.

Pour parer aux conflits de réservation éventuels, seule une solution de gestion de salles de réunion permet de travailler en temps réel.

La valeur ajoutée des outils de gestion de salles de réunion dédiés

Les logiciels de gestion des salles de réunion comme EasyRequest désamorcent les risques liés à la réservation de salles via Outlook :

  • il s’agit souvent d’offres Saas, qui se modulent donc selon les habitudes de l’entreprise : ce n’est pas à elle de s’adapter ;
  • ces solutions s’intègrent avec tous les logiciels du client : solutions de visioconférence comme Skype, systèmes d’accès sécurisés, logiciels comptables, armoire à clés, et même Outlook ;
  • un logiciel comme EasyRequest fonctionne avec un système de sécurité SSL, pour Secure Sockets Layer : les informations entrées dans la solution ne peuvent être ni échangées, ni piratées ;
  • les salles se réservent en temps réel, depuis un planning ou un plan de salle, et ce même pour plusieurs sites géographiques : impossible d’avoir des doublons.

Plusieurs logiciels de réservation de salles offrent par ailleurs des services complémentaires. Chez EasyRequest, il s’agit notamment des écrans tactiles. Ceux-ci se synchronisent à la solution de réservation pour fluidifier les déplacements. Ils peuvent ainsi se disposer à l’accueil pour faciliter l'orientation des visiteurs. Beaucoup d'entreprises les apposent également devant chaque salle :

Voir aussi : 6 secrets pour réussir la gestion des salles de réunion

  • ils permettent de visualiser les réservations de la salle sur la journée ;
  • l’utilisateur la réserver en quelques clics sur l’écran ;
  • il accède à la liste des salles libres avoisinantes.

Un autre avantage des solutions de réservation de salles comme EasyRequest réside dans leurs versions mobiles. Sous forme d’application smartphone, ce type d’outil devient utilisable en déplacement également. Il permet ainsi d’accéder aux plannings en temps réel, à partir de nombreux critères de réservation.

Il n’y a par ailleurs qu'une appli de gestion de salles de réunion pour fournir des rapports d’analyse précis sur leur occupation :

  • nombre d’annulations, de retards et individus concernés ;
  • rapports en temps réel sur l'occupation des salles et sur l’utilisation du matériel ;
  • suivi de la présence des visiteurs : pic de fréquentation, présences moyennes selon les périodes.

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