Le coworking a le vent en poupe ! Les entreprises qui disposent de bureaux et d'espaces de travail libres sont de plus en plus nombreuses face à la démocratisation de ce mode de travail. Cependant, gérer son espace peut s’avérer compliqué pour ces sociétés. Une solution pour faciliter son organisation en interne : le logiciel de gestion de coworking.
La planification manuelle des réservations d’espaces, par exemple, peut s'avérer longue et fastidieuse. Heureusement, la technologie s’en mêle pour faciliter les démarches. Grâce à un logiciel de coworking, le propriétaire des bureaux à louer peut automatiser les réservations et optimiser ainsi sa balance coût / recettes. Ce type d’application promet aussi une expérience du coworking plus simple et plus agréable aux locataires de ces espaces.
Autant d’axes d'amélioration essentiels pour gérer le cotravail plus efficacement : découvrez maintenant nos 3 axes essentiels.
1- Une solution de gestion du coworking pour maximiser la rentabilité de ses locations
Le coworking, ou “cotravail”, désigne le fait, pour des personnes aux activités professionnelles différentes, de travailler dans un espace partagé. Il s’agit d’une nouvelle façon de d'appréhender la vie professionnelle, qu’expérimentent particulièrement les auto-entrepreneurs. Cette tendance se développe dans le monde entier, mais demande de réelles capacités d’organisation de la part de l'entreprise propriétaire des locaux.
Un logiciel de gestion du coworking permet à l’entreprise organisatrice de garder un contrôle total des réservations de ses espaces. Les fichiers Excel s’adaptent en effet mal à ces nouveaux modes de travail qui impliquent des tarifications, des statuts professionnels et des contrats variés. Une application de gestion des bureaux permet, à l’inverse, de garder une vue d’ensemble sur l’occupation des espaces et d’automatiser les démarches.
Grâce à ce type de logiciel, l’entreprise peut en effet suivre en direct l’occupation des bureaux grâce à un détecteur de présence. Elle choisit par ailleurs de laisser les coworkers réserver directement leurs espaces, ou au contraire de se charger des réservations. Dans un cas comme dans l’autre, les locations s’effectuent en temps réel, depuis un planning ou depuis un plan des bureaux. Impossible, dans ces conditions, de souffrir de doublons de réservation. L’entreprise garantit ainsi à sa communauté de travailleurs locataires une expérience fluide.
2- Optimiser sa comptabilité avec une application de coworking adaptée
Choisir de gérer ses bureaux à l’aide d’un logiciel dédié permet d’automatiser les transactions. Les devis s’éditent en effet directement depuis l’application. Celle-ci gère aussi bien le multitarif que les formats horaire et forfaitaire. Les solutions de gestion de coworking peuvent en outre adopter différents taux de TVA.
Toutes ces fonctionnalités permettent d’obtenir des rapports d’analyse précis des coûts et recettes par espace, période et cotravailleur. Le logiciel automatise l’ensemble de ces calculs et peut exporter les résultats via Excel. Autant de mécanismes qui font gagner un temps précieux au gestionnaire des espaces de coworking.
Un logiciel de gestion du cotravail comme EasyRequest présente par ailleurs l’avantage de se personnaliser très facilement. EasyRequest se présente en effet comme une offre Saas, qui s’adapte aux besoins et aux process de l'entreprise. Celle-ci choisit les fonctionnalités de la solution dont elle souhaite profiter et paye un tarif adapté en fonction.
3- Offrir à sa communauté de coworkers une expérience différenciante
Le coworking se généralise et les espaces qui s’y dédient fleurissent, tant et si bien que le coworker lui-même s’y perd. Il/elle a besoin d’interlocuteurs fiables pour l'aider à choisir entre les espaces de travail qui se présentent. Un logiciel de gestion du coworking garantit une expérience agréable et simple à ce locataire. Ce type d’appli peut donc aider à différencier l’entreprise propriétaire de sa concurrence.
Une solution de gestion du coworking comme EasyRequest permet en effet aux locataires de réserver eux-mêmes leurs bureaux. Ils n’ont pour cela qu’à se connecter à l’application smartphone pour avoir une vision globale des bureaux disponibles. Une simple recherche par critères donne accès à un plan des bureaux, à un planning ou à un formulaire de réservation. La solution est, en effet, assez souple pour autoriser l’entreprise à prédéfinir les critères de recherche et le mode de réservation qu’elle favorise.
L’expérience du coworker peut aller plus loin si l'entreprise choisit par ailleurs de recourir aux écrans d’accueil d’EasyRequest. Dans ces conditions, le locataire profite, à son arrivée dans l’espace de travail, d’écrans qui améliorent son orientation dans le bâtiment. Un code couleur peut par exemple signifier qu’un espace est libre ou occupé. Les écrans s’utilisent également pour réserver un bureau en temps réel. De quoi simplifier la vie du cotravailleur et l’encourager à louer régulièrement chez l’entreprise qui facilite ses démarches.
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