Lutter pour ne pas somnoler pendant une réunion : vous avez certainement déjà vécu cette scène. Mais d’où vient le problème ? Est-ce parce que vous venez de déjeuner ou que vous ne comprenez pas l'intérêt de votre présence sur place ? Peu importe la raison, vous avez failli vous endormir et cela souligne l’échec de la réunion.
Afin d’éviter de revivre la situation en entreprise ou de la faire vivre à vos collègues, EasyRequest vous livre ses secrets pour une réunion réussie.
Avant la réunion : une bonne préparation est primordiale
Avant même de penser au comment, réfléchissez au pourquoi de la réunion. Étant donné le nombre de réunions que vous pouvez avoir dans la semaine, essayez de juger son utilité. Qu’apportera-t-elle au projet et à l’équipe ? Une fois convaincu de son intérêt, vous pouvez commencer à la schématiser mentalement en vous posant ces 4 questions fondamentales : de quoi ? pour qui ? où ? quand ?
- De quoi : le premier élément sur lequel vous devez vous pencher est la définition de l’objectif de la réunion. Notez tous les points que vous souhaitez aborder puis rédigez l’ordre du jour de la réunion. Pensez à bien l’envoyer aux participants en amont du meeting.
- Pour qui : c’est gentil d’inviter tout le monde à une réunion mais privilégiez plutôt un petit groupe de personnes impliquées dans le projet. Expertises et bonnes connaissances du sujet de leur part sont de mises pour une réunion réussie.
- Où : optez pour un lieu calme, dans l’idéal une salle dédiée aux réunions. Si vous avez la possibilité de réserver des salles au sein de votre entreprise ou de votre espace coworking, anticipez suffisamment la date de votre réunion pour avoir accès à un plus large choix de lieux. Vérifiez bien en amont les installations et les outils de la salle réservée : vidéoprojecteur, micro, tout le matériel dont vous avez besoin.
- Quand : trouver le moment idéal pour organiser et animer la réunion peut s’avérer être un véritable casse-tête. Il faut réussir à jongler entre les agendas de chaque personne tout en évitant les moments fatidiques comme pendant la digestion. Adaptez également en fonction du temps que vont nécessiter certains sujets en réunion, l’idéal est de prévoir une plage horaire dédiée.
Pendant la réunion : jouez le rôle de l’animateur bienveillant
Lorsque le jour J arrive, ne stressez pas. Si vous avez bien préparé votre meeting, alors vous avez déjà fait la moitié du travail ! Il ne vous reste plus qu’à bien l’animer. Pour cela, dirigez-vous sur le lieu de rendez-vous
Fixer des règles
Vous êtes l’animateur, alors commencez par établir des règles en demandant aux participants de couper tout outil de distraction (téléphone ou boîte mail). Ils seront ainsi plus connectés avec vous. À ce moment, vous pouvez aussi déterminer ensemble qui sera le secrétaire de séance. N’imposez pas ce rôle à l’un de vos collaborateurs. Ensuite revenez rapidement sur les dernières actualités de l’entreprise, sur les objectifs de la réunion et sur le travail à réaliser.
Créer de l’interaction entre les participants
Durant tout le meeting, favorisez la prise de parole des participants et les échanges afin qu’ils se sentent acteurs du projet. Cependant gardez en tête qu’en tant qu’animateur, vous êtes également le maître du temps. Quoi de pire qu’une réunion qui s’éternise sur un sujet qui n’est pas à l’ordre du jour ? N’hésitez donc pas à inviter votre interlocuteur à évoquer ce point lors d’un prochain rendez-vous.
Bien conclure
Lorsque le temps est presque écoulé, pensez à conclure la réunion. Reprenez les éléments-clés discutés voire débattus et répétez clairement les décisions actées. N’hésitez pas à terminer le meeting par une séance de questions. C’est le moment pour les participants de souligner leur incompréhension sur des points ou de soulever un autre problème. Si vous ne pouvez pas le résoudre, pas de panique ! Vous notez la demande et apporterez une réponse dès que vous en saurez plus.
Après la réunion : place au compte-rendu
Ce n’est pas parce que vous êtes de retour à votre bureau que vous n’avez plus rien à faire. Au contraire, vous avez encore du travail ! L’après-réunion est une étape importante pour les participants comme pour vous. Premièrement, relisez les notes prises par le secrétaire de séance puis passez à la rédaction du compte-rendu. Attention, ce n’est pas un roman : vous n’avez pas besoin de 50 pages.
Il vous suffit :
- de rappeler les objectifs de la réunion ;
- d’indiquer la liste des participants ;
- de détailler quelques points-clés par rapport à l’ordre du jour et les débats éventuels ;
- d’écrire noir sur blanc les décisions prises et les résultats attendus ;
- de noter les questions et les réponses ;
- de mentionner les sujets à aborder lors de la prochaine réunion.
Une fois terminé, envoyez le compte-rendu à tous les membres du groupe dans la journée ou le lendemain. N’oubliez pas de le communiquer aussi aux personnes engagées dans le projet mais absentes de la réunion. Personne n’aime être le dernier au courant des actualités.
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