Le flex office, ou “desk sharing”, occupe une place croissante dans les stratégies des startups françaises, mais aussi des grands groupes. Entre réduction des coûts et travail plus collaboratif, les avantages semblent ne pas manquer à ce nouveau mode de répartition des bureaux. Quelle définition du flex office permet d’en comprendre tous les enjeux ?

Nous revenons ici sur les avantages du desk sharing, ainsi que sur quelques conseils - avec exemples réels ! - pour un flex office déployé sans accroc.

Flex office : définition et avantages d’une nouvelle conception du “bureau”

Le flex office consiste, pour une entreprise, à encourager le partage de bureaux entre ses employés. Ce nouveau mode d’attribution des postes de travail abandonne donc le concept de bureau attitré. Cette organisation innovante de l’espace représente de réels avantages pour l’entreprise et ses salariés.

Définition du “flex office”, ou “desk sharing”

Dans sa définition la plus simple, le flex office revient à ne plus répartir les postes de travail des collaborateurs de façon rigide. Parfois appelé “desk sharing”, ou “partage de bureau”, ce terme désigne par conséquent le fait de partager les bureaux entre salariés

Cette méthode de répartition des espaces revient à renoncer au concept de bureau personnel. La superficie dont dispose l’entreprise dans son immeuble se redistribue donc, pour se fondre dans une logique d’usage, et non de personne. Les collaborateurs se rendent ainsi dans les bureaux les plus adaptés aux projets en cours à un moment T.

Ce nouveau rapport à l’espace de travail qu’est le flex office induit dès lors une “nomadisation” des employés. Côté logistique, son adoption se révèle donc indissociable de l’implantation d'espaces de rangement dédiés à chaque collaborateur, sur le modèle des casiers.

Quels avantages pour l’entreprise et ses collaborateurs ?

La hausse des prix de l’immobilier frappe de plus en plus durement les entreprises. Un contexte inflationnaire difficile à accepter pour les directions générales, qui constatent souvent en parallèle de faibles taux d’occupation des bureaux. Les sociétés qui s'intéressent à la définition du flex office se soucient donc souvent aussi de réduire les coûts, en baissant le nombre de postes de travail.

Cette nouvelle forme d’organisation des bureaux ne peut cependant se réduire à un simple gain de mètres carrés. Le flex office a effectivement de nombreux autres avantages :

  • améliorer la productivité en laissant le choix aux employés du cadre de travail le plus adapté au projet en cours ;
  • stimuler les créativités en favorisant les échanges avec d’autres services ;
  • sortir les employés de la sédentarité, mais aussi de la routine ;
  • les responsabiliser ;
  • diversifier les liens entre collaborateurs, et donc améliorer l’esprit d'équipe ;
  • encourager le travail en mode projet avec un fonctionnement plus souple.

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Conseils et exemples pour réussir la mise en place du flex office

Plusieurs entreprises en France ont adopté le flex office au sein de leur locaux, notamment dans le secteur tertiaire. Les grands groupes parisiens se laissent ainsi séduire, qu’il s'agisse d’AXA, de La Société Générale, de Danone, TF1, ou encore de Bouygues Telecom. Quelles conclusions tirer de leurs premiers pas ?

Les cas concrets de flex office réussis en France

Cela fait maintenant quatre ans qu’Axa s’intéresse à la définition d’un flex office à la française, et pas seulement inspiré des Britanniques. Ses nouveaux bureaux incarnent ainsi un réel souci d’agilité des modes de travail, en privilégiant des espaces modulaires. La société explique notamment devoir la réussite de sa démarche à la digitalisation préalable de ses procédures.

Même constat pour le flex office version Danone. Le géant alimentaire mondial associe lui aussi sa stratégie de desk sharing à un positionnement “paperless”. La société d’Emmanuel Faber souligne par ailleurs que le projet a mobilisé des centaines de collaborateurs. Consultés en amont sous forme de groupes de travail, ceux-ci ont ainsi aidé à identifier les solutions de flex office qui plairaient au plus grand nombre.

Risques et conseils pour un desk sharing bien accepté, synonyme de productivité

Les exemples peuvent se multiplier, de Sanofi, en passant par PSA ou Bouygues Télécom. Ils ne font cependant pas que des heureux. Des salariés qui s’auto-qualifient de “SBF”, “Sans Bureau Fixe”, se plaignent par exemple d’un flex office qui encourage les comportements du type “premier arrivé, premier servi”. Certains regrettent également que le taux d’occupation des bureaux ait été sous-estimé, menant à une surcharge des espaces.

Pour que les employés vivent bien l’abandon des bureaux statutaires, il convient donc d’intégrer les grands axes de réussite des entreprises où le flex office fonctionne :

  • Participation en amont de tous les salariés ;
  • Digitalisation préalable des modes d’échange et des habitudes de travail ;
  • Adoption d’un outil intuitif de réservation des bureaux et des espaces de coworking pour éviter les longues errances à la recherche d’une place libre ;
  • Multiplication des espaces collaboratifs que les employés s’approprient type phone boxes, espaces café, voire même bibliothèques ;
  • Respect d’une période de test assez souple pour laisser la possibilité d’opérer d’importantes modifications de la stratégie de flex office, si nécessaire.

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