La gestion des véhicules d’une entreprise est parfois compliquée. Entre le collègue qui a emprunté la voiture sans faire d’état des lieux et celui qui ne la rend pas à temps, la flotte automobile peut être source de tensions entre les collaborateurs.
Pour éviter de telles situations, le planning de réservation est une solution simple et efficace à mettre en place. Quels sont les avantages d’un planning de réservation des véhicules et comment le créer ? EasyRequest vous répond.
Les avantages de la mise en place d’un planning de réservation des voitures
Lorsque vous mettez des voitures à la disposition de vos salariés, vous n’avez pas systématiquement une vision globale de la gestion de votre flotte automobile. Il suffit qu’un collaborateur ne vous prévienne pas ou que vous ayez un trou de mémoire pour paniquer.
Heureusement, le planning de réservation des véhicules est là pour vous aider. Généralement sous la forme d’un calendrier, il comporte plusieurs données et informations sur l’état des véhicules, la date de l’état des lieux et la semaine de remise des clés prévue. C’est un document important pour toute entreprise qui propose des véhicules de fonction à ses salariés.
Les plannings de réservation offrent un gain de temps considérable pour les entreprises. Plus besoin de passer de nombreuses heures à réfléchir à la répartition des véhicules de la société. Il faut uniquement s’assurer, toutes les semaines, que les données du calendrier soient exactes. Pour cela, la personne référente de l’entreprise peut faire remonter les informations auprès des managers des différents services afin qu’ils confirment le planning.
De plus, même si le planning de réservation des véhicules réalisé manuellement sur des outils comme Excel existe encore, des logiciels de réservation offrent une efficacité plus optimale. Un bon moyen d’avoir un système de gestion de la flotte automobile performant.
Un autre avantage des plannings de réservation est le traitement des données. Sur certains logiciels, les données sont analysées et l’entreprise récupère alors des statistiques. Ces dernières sont utiles pour visualiser les tendances, optimiser la rotation des voitures et anticiper les futures demandes.
Toutes ces statistiques sont révélatrices du comportement des salariés conducteurs et permettent à l’entreprise d’adapter ses services automobiles.
Comment créer le planning de réservation des véhicules ?
Proposer des voitures ou des utilitaires aux salariés est un réel atout pour la marque employeur de l’entreprise. Lorsqu’une personne de votre équipe doit rencontrer des clients par exemple, elle sera contente d’avoir un véhicule de fonction pour se rendre au point de rendez-vous.
Au moment où elle récupère la voiture, vous allez peut-être procéder à un état des lieux et passer à la signature des contrats. Mais surtout : n’oubliez pas d’ajouter toutes les données dans le planning des réservations. Si vous n’en avez pas, c’est peut-être le moment d’en créer un.
Pour la création d’un planning de réservation des véhicules, vous disposez de deux possibilités :
- En utilisant des tableurs ou d’autres logiciels de Windows : il s’agit de la version manuelle puisque c’est vous qui allez créer les plannings sur des outils informatiques comme Excel ou Google Sheets. Cette méthode requiert du temps pour sa création mais pas seulement. Effectivement, une personne de votre entreprise devra s’assurer de l’exactitude des données et peut être amenée à compléter les réservations si le planning est trop compliqué à comprendre.
- En passant par des logiciels de réservation : avec cette méthode, vous avez la possibilité d’avoir un meilleur suivi de la gestion des réservations. Un logiciel de réservation est généralement disponible sous la forme d’une application web ou sur mobile et propose des fonctionnalités performantes. Son interface est intuitive, son système est assez simple d’utilisation et ressemble à un agenda. Plus qu’un simple planning, vous pouvez décider d’ajouter des règles d’attribution en fonction des kilomètres parcourus, du choix du véhicule (voiture, moto, vélo) et bien d’autres.
Que vous choisissiez les plannings type Excel ou logiciel de réservation, nous vous conseillons d’avoir toujours accès aux informations suivantes pour votre parc automobile:
- Le type du véhicule et sa capacité,
- La fiche descriptive et tous les contrats techniques du véhicule,
- L’historique des réservations,
- La remontée d’incidents,
- Le nombre de kilomètres parcourus,
- La disponibilité ou non du véhicule,
- Le nom du salarié qui souhaite le réserver.
Si vous réalisez le planning sur un tableur, n’hésitez pas à le partager à vos collaborateurs pour qu’ils puissent en prendre connaissance sur leur temps de travail. Ils pourront ainsi le remplir et réserver les créneaux marqués comme disponibles. Pour les logiciels de réservation, la démarche est légèrement différente puisque vous n’avez qu’à demander à vos collègues de télécharger l’application et d’en devenir des utilisateurs.
La mise en place d’un planning de réservation des véhicules permet une gestion optimale des voitures de fonction. La création des plannings manuels prend du temps et demande beaucoup de vérifications. C’est pourquoi, nous vous conseillons de porter votre choix sur des logiciels de réservation.
A lire également:
- Modèle gratuit de fiche d'état des lieux du véhicule
- Location de véhicules d'entreprise et covid : quelles mesures mettre en place ?
- Comment améliorer la gestion de sa flotte automobile en entreprise ?
Demandez une démo EasyRequest !
