Difficile de garder un œil sur les véhicules de fonction que les entreprises mettent à la disposition de leurs salariés. Pour autant, donner la possibilité aux employés d’avoir accès à des véhicules est un réel atout pour la marque employeur. Pour sécuriser le salarié comme l’entreprise, un état des lieux du véhicule peut être réalisé en amont. Vous ne savez pas comment le faire ? Pas d’inquiétude : EasyRequest vous guide pas à pas dans la création de votre fiche d’état des lieux d’un véhicule.
L'intérêt de réaliser un état des lieux du véhicule
Mettre des véhicules à la disposition des employés est une très bonne idée pour favoriser leur mobilité. Néanmoins ce n’est pas un dispositif qui se déploie du jour au lendemain. L’entreprise doit prévoir une assurance, une franchise, une immatriculation et un contrôle technique pour chaque véhicule. Du temps est donc nécessaire puisqu’il y a plusieurs documents à compléter et à signer.
Une fois que les clés de la voiture sont remises au salarié, cela ne signifie pas que le véhicule lui appartient. L’entreprise peut tout à fait lui demander de faire régulièrement des points. Des rendez-vous ayant pour but de s’assurer du bon entretien du véhicule. À ce moment, les usures éventuelles peuvent être annotées et grâce au point régulier, les pannes peuvent être évitées.
Vous utilisez peut-être déjà des logiciels de gestion de flottes automobiles vous permettant de disposer d’un suivi sur la disponibilité du véhicule. En complément, nous vous conseillons de faire dès le départ l’état des lieux du véhicule. Lorsque l’entreprise confie les clés de la voiture ou de l’utilitaire au salarié, la réalisation d’un état des lieux est quasi primordiale.
Pourquoi ? Parce que c’est sur ce document que se retrouvent toutes les informations liées au véhicule. C’est utile à la fois pour l’entreprise et pour le collaborateur. La fiche est similaire à un contrat que les deux parties prenantes signent.
L’état des lieux peut éviter des conflits ou les situations de désaccord. Avec la réalisation d’un état des lieux, l’entreprise est apparentée à une société de location de voitures et le salarié à un locataire.
Modèle d’état des lieux du véhicule
Vous connaissez maintenant les avantages de la mise en place des fiches d’état des lieux des véhicules pour vos collaborateurs. Mais comment réaliser un état des lieux ? Voici un modèle que vous pouvez suivre.
Le cadre du haut
La première étape consiste à structurer votre fiche en 4 étapes. Le cadre n°1 se situe en haut du document et contient des informations sur le véhicule :
- La date de l’état des lieux
- Le nom du futur collaborateur conducteur et de son manager (ou de la personne qui a réalisé cette vérification)
- Le numéro d’immatriculation du véhicule
- Le nombre de kilomètres au compteur
- D’autres informations techniques : date du contrôle technique et de la dernière vidange
Notez qu’en utilisant un logiciel de gestion de parc automobile, les meilleures pratiques de conduite seront instaurées, mais d'autres problèmes peuvent par la même occasion être repérés : fraudes aux carburants, chargement en double...
L’aspect intérieur du véhicule
Sur la deuxième partie de la fiche, vous pouvez créer un tableau sur l’aspect intérieur du véhicule que vous allez cocher avec le conducteur. L’idée est de vérifier chaque partie principale de l’habitacle et d’acter ensemble de son état.
Voici un exemple d’état des lieux sur l’aspect intérieur de la voiture.
| # | Parfait état | Bon état | Etat correct | Mauvais état | Commentaires |
|---|---|---|---|---|---|
| Tableau de bord | |||||
| Entretien des tapis | |||||
| Plafond | |||||
| Vitre | |||||
| Ceintures de sécurité | |||||
| Siège conducteur | |||||
| Siège passager | |||||
| Portière | |||||
| Rétroviseurs | |||||
| Compteurs kilométriques | |||||
| Frein | |||||
| Rétroviseurs |
Aspect extérieur du véhicule
Troisième et avant dernière étape de la fiche d’état des lieux : l’inspection de la partie extérieure de la voiture ou de l’utilitaire. Sur le même, vous regarderez l’état des pneumatiques (avant, arrière) et jugerez de leur usure. N’oubliez pas de vérifier la présence de la roue de secours.
Dans la colonne réservée aux commentaires, n’hésitez pas à demander au futur conducteur s’il souhaite détailler davantage.
Ensuite, vous allez représenter le véhicule dans un cadre sous la forme d’un schéma ou d’un croquis. C’est sur ce document que vous indiquerez les éventuelles rayures ou autres imperfections en les entourant.
Le cadre du bas
Dernière partie du document mais qui est presque la plus importante : l’espace dédié aux signatures. L’état des lieux est un contrat que vous passerez avec le collaborateur, il doit le signer pour confirmer que tout a été inspecté. C’est une protection à la fois pour lui et pour l’entreprise. En cas de litige lors de la reprise des clés, il demeure cette trace écrite et signée.
Ainsi, réaliser un état des lieux du véhicule avec votre collaborateur, est une étape nécessaire pour éviter toute mauvaise surprise. La flotte automobile d’une entreprise est un actif à ne pas oublier et à garder en très bon état. Si vous souhaitez en mettre en place, n’hésitez pas à utiliser le modèle d’EasyRequest détaillé juste au-dessus.
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