Modèle gratuit de fiche d'état des lieux du véhicule

Mis à jour le 17/10/2025

Difficile de garder un œil sur les véhicules de fonction que les entreprises mettent à la disposition de leurs salariés. Pour autant, donner la possibilité aux employés d’avoir accès à des véhicules est un réel atout pour la marque employeur. Pour encadrer cette mise à disposition et éviter les litiges, la fiche d'état des lieux du véhicule est indispensable.

Vous ne savez pas comment la créer ? EasyRequest vous propose un modèle de fiche d'état de véhicule gratuit à personnaliser selon vos besoins.

Pourquoi réaliser un état des lieux du véhicule ?

Mettre un véhicule à disposition d'un collaborateur implique plusieurs obligations : assurance, franchise, immatriculation, ou encore contrôle technique. Chaque véhicule nécessite de plus un suivi rigoureux et des documents à jour.

Une fois les clés remises au salarié, l'entreprise reste néanmoins responsable du véhicule. Des contrôles réguliers sont donc conseillés pour vérifier son état et prévenir les pannes. Ces rendez-vous de contrôle permettent aussi de noter les éventuelles usures ou anomalies constatées.

Vous utilisez peut-être déjà des logiciels de gestion de flottes automobiles vous permettant de disposer d’un suivi sur la disponibilité du véhicule. En complément, nous vous conseillons de faire dès le départ l’état des lieux du véhicule. Une étape indispensable à réaliser dès que vous confiez les clés de la voiture ou de l’utilitaire au salarié.

Pourquoi ? Parce que ce document reprend toutes les informations essentielles : identité du conducteur, immatriculation, kilométrage, état intérieur et extérieur, remarques, etc. C’est utile à la fois pour l’entreprise et pour le collaborateur. Signée par les deux parties, la fiche a alors la même valeur qu’un contrat et permet d'éviter d'éventuels désaccords en cas de dégradation ou de litige au moment de la restitution.

L’état des lieux peut éviter des conflits ou les situations de désaccord. Avec la réalisation d’un état des lieux, l’entreprise est apparentée à une société de location de voitures et le salarié à un locataire.

Exemple de modèle de fiche d’état des lieux du véhicule

Vous connaissez maintenant les avantages de la mise en place des fiches d’état des lieux des véhicules pour vos collaborateurs. Voici comment structurer votre modèle de fiche d’état des lieux d’un véhicule en 4 étapes :

Le cadre supérieur : les informations générales

Le haut de la fiche regroupe les informations administratives et techniques du véhicule :

• La date de l’état des lieux
• Nom du conducteur et du responsable ayant effectué la vérification
• Le numéro d’immatriculation
• Kilométrage
• Autre informations techniques comme la date du dernier contrôle technique et de la dernière vidange

Notez qu’un logiciel de gestion de parc automobile peut simplifier la collecte de ces données et détecter d'autres anomalies, comme les fraudes au carburant ou les usages non conformes.

L’aspect intérieur du véhicule

Sur la deuxième partie de la fiche, créez un tableau listant les éléments à contrôler dans l'habitacle : sièges, tableau de bord, rétroviseurs, ceintures, autoradio, climatisation, etc.

Le conducteur et le vérificateur cochent ensemble chaque case selon l'état constaté (bon, moyen, défectueux) et peuvent ajouter des remarques.

Cet exemple de fiche d'état véhicule aide à formaliser ce contrôle intérieur, étape souvent négligée mais essentielle.

#	Parfait état	Bon état	Etat correct	Mauvais état	Commentaires
Tableau de bord
Entretien des tapis
Plafond
Vitre
Ceintures de sécurité
Siège conducteur
Siège passager
Portière
Rétroviseurs
Compteurs kilométriques
Frein
Rétroviseurs

Aspect extérieur du véhicule

Vérifiez ensuite l’aspect extérieur visible : la carrosserie, les vitres, les phares, les pare-chocs et l'état des pneus. Notez les usures éventuelles et assurez-vous de la présence de la roue de secours et du matériel de sécurité obligatoire (triangle et gilet de sécurité jaune fluorescent).

Ajoutez un schéma du véhicule pour reporter les rayures ou bosses. Entourez les zones concernées pour un repérage clair lors de la restitution.

Le cadre inférieur : les signatures

La fiche se termine par un encadré réservé aux signatures du salarié et du responsable. Ce document signé prouve que les vérifications ont été réalisées conjointement, et, en cas de désaccord ultérieur, il pourra servir de référence officielle.

Pour aller plus loin : vos questions sur la fiche d'état des lieux du véhicule

Quelles sont les informations obligatoires dans une fiche d'état de véhicule ?

Une fiche d'état de véhicule doit contenir :

• Les informations d'identification du véhicule (marque, modèle, immatriculation, kilométrage)
• Les coordonnées du conducteur et du responsable effectuant la vérification
• La date de l'état des lieux et la signature des deux parties
• L'état intérieur (sièges, planche de bord, équipements de sécurité)
• L'état extérieur (carrosserie, pneus, vitres, phares)
• Les remarques éventuelles ou anomalies constatées

Ces éléments garantissent la valeur légale du document et servent de référence en cas de désaccord.

Comment bien remplir une fiche d'état véhicule ?

Pour remplir correctement une fiche d'état des lieux véhicule gratuite, procédez toujours à deux : le conducteur et le responsable. Inspectez le véhicule à la lumière du jour, notez chaque défaut visible et cochez les cases correspondantes dans le tableau.

N'oubliez pas d'ajouter des commentaires précis : rayure côté droit, phare fissuré, pneu avant usé, etc. Une fois le contrôle terminé, signez ensemble la fiche. Cette étape formalise l'accord entre les deux parties.

Fiche d'état véhicule : format PDF, Word ou Excel, lequel choisir ?

Le modèle PDF d'état véhicule est le plus pratique pour un usage standard et un archivage rapide. Il garantit un format figé, facile à imprimer ou à signer. Le format Word est utile si vous souhaitez personnaliser la mise en page ou modifier le contenu régulièrement. Le format Excel est lui plus intéressant pour un suivi numérique de plusieurs véhicules et un calcul automatique des données (kilométrage, entretien, coûts).

Peut-on utiliser une fiche d'état véhicule gratuite en version légale ?

Oui, à condition qu'elle soit complète et signée par les deux parties. Une fiche d'état des lieux véhicule gratuite téléchargeable au format PDF ou Word a la même valeur qu'un modèle payant, tant que les informations légales y figurent. Assurez-vous simplement d'y inclure les signatures, la date, les mentions obligatoires citées plus haut et les éléments techniques du véhicule.

Quels critères choisir pour un bon modèle de fiche d'état de véhicule ?

Un bon modèle de fiche d'état véhicule gratuit doit pouvoir être utilisé de manière standardisée et récurrente. Pour cela, il doit être :

• Clair et lisible
• Structuré en sections (informations générales, intérieur, extérieur, remarques, signatures)
• Facile à remplir par les deux parties
• Adapté au type de véhicule (voiture, utilitaire, moto, etc.)
• Compatible avec un archivage papier ou numérique

Comment personnaliser ce modèle pour votre entreprise et vos usages ?

Vous pouvez adapter la fiche à vos besoins internes en ajoutant votre logo, les couleurs de votre identité graphique, ainsi que vos coordonnées. En fonction de vos enjeux, vous pouvez également intégrer des champs spécifiques tels que le type de carburant utilisé, date de la prochaine révision ou le code interne du véhicule.

Enfin, si vos véhicules disposent d’équipements spécifiques liés ou non à votre activité, vous pouvez également les mentionner (GPS, badge, trousse de secours, etc).

Réaliser un état des lieux du véhicule avec votre collaborateur, est une étape nécessaire pour éviter toute mauvaise surprise lors de la restitution. La flotte automobile d’une entreprise est un actif à ne pas négliger et à garder en bon état autant pour la sécurité de vos collaborateurs que pour l’aspect économique. Si vous souhaitez mettre en place ce document de suivi, n’hésitez pas à utiliser le modèle d’état des lieux de véhicule détaillé juste au-dessus.