La gestion du parc matériel en entreprise est une étape importante dans le processus de développement commercial. Les ordinateurs, les logiciels, les véhicules et tous les autres outils mis à la disposition des salariés font partie des biens et des actifs des entreprises. Pourtant, la gestion du matériel est parfois mal organisée et des problèmes de stock persistent. L’une des solutions : le traitement des données. Dans cet article, EasyRequest vous livre ses astuces pour optimiser le parc matériel de votre entreprise grâce aux données.
Quelles données récupérées pour la gestion du parc matériel ?
Le parc matériel d’une entreprise comprend tous les matériels, équipements, logiciels et outils nécessaires au travail des salariés.
Les engins et machines sur les chantiers ou dans les entrepôts de logistique sont également considérés comme du matériel. Le nombre total de matériels mis à la disposition des employés pèse lourd dans la balance. Un poids qui ne fait qu’augmenter si le matériel n’est pas restitué par les utilisateurs ou s’il est perdu.
Au niveau législatif, aucune liste n’existe concernant les équipements et les outils que doit fournir l’employeur. Néanmoins, c’est à l’entreprise d’estimer les matériels indispensables pour l’exercice du métier du salarié. C’est généralement au moment de la signature du contrat de travail que les parties prenantes se mettent d’accord sur le matériel prêté à l’employé.
Pour éviter ce genre de situations dans votre entreprise, vous pouvez réfléchir à la collecte de données liées à votre parc matériel. Concrètement, il faut que vous puissiez récolter toutes les informations sur les matériels que vos collaborateurs utilisent. Véhicules, appareils informatiques, logiciels, système de maintenance : tout doit pouvoir être quantifié.
Voici quelques données que vous pouvez récupérer :
- Le nom du matériel
- Son coût (information importante pour le service comptabilité en cas de dégradation du matériel ou de remplacement)
- Sa date de mise en service
- Sa zone d’affectation sur site (uniquement si le matériel concerne un engin ou un outil délimité géographiquement au sein de l’entreprise)
- Son état d’usure
- La date de son dernier entretien ou de sa dernière révision
- Le nom des derniers collaborateurs à l’avoir utilisé
Toutes ces informations sont très importantes puisque vous allez accéder à un historique complet de chaque matériel. La prise de décision sur l’affectation des matériels ainsi que sur leur remplacement sera facilitée.
Créer une base de données pour optimiser la gestion du parc matériel
Pour les entreprises du tertiaire, du BTP, de l’industrie ou de location, chaque équipement constitue un actif financier. C’est pour cette raison qu’un inventaire est généralement organisé, au moins une fois par an, pour vérifier le stock et s’assurer de la bonne gestion des variations de stock. Si vous optez pour la récolte de données, l’inventaire de votre entreprise se réalisera plus facilement.
En effet, en utilisant une base de données, tous les matériels de l’entreprise seront suivis. Leur traçabilité sera bien assurée et vous aurez accès à une data conséquente grâce au fichier.
Pour créer la base de données, certaines organisations utilisent encore le modèle de l’Enterprise Asset Management (EAM). Cette discipline regroupe tous les actifs matériels de l’entreprise au sens large. L’EAM englobe donc les postes de travail, les bâtiments, les distributeurs automatiques et même les matériels spécifiques de tous les services.
Télécharger un logiciel de traitement des données
Cependant, il existe d’autres solutions permettant d’exploiter les données du matériel comme un logiciel de traitement de la data. Ce dernier sollicite moins les équipes et ne demande pas de connaissances spécifiques. Il est généralement accessible sur plusieurs supports tels que l’ordinateur, la tablette ou le smartphone à partir d’une application. Pour une sécurité renforcée des informations, un code de sécurité peut être défini par la direction et communiqué aux utilisateurs du logiciel.
Lorsque l’utilisateur est sur l’application du logiciel, il a accès en temps réel à la fiche d'identification de chaque matériel ou équipement de l’entreprise. Il est même possible de choisir l’interface des utilisateurs en fonction des ressources nécessaires à leur métier.
Par exemple, un commercial aura besoin d’un véhicule pour se déplacer à des rendez-vous clients contrairement aux personnes du service informatique. Sur l’application et grâce au réseau informatique, vous pourrez alors débloquer la rubrique des véhicules pour le commercial.
Le logiciel offre également la possibilité de s’assurer que le parc matériel soit bien en conformité avec les données que dispose l’entreprise. Toutes les anomalies et tous les problèmes liés à la gestion des ressources sont indiqués et répertoriés.
Vous pouvez même aller plus loin en mettant en place dans votre entreprise un logiciel de réservation du matériel. En plus d’avoir accès à de nombreuses statistiques et informations sur l’équipement, vos collaborateurs connaîtront en temps réel sa disponibilité et sa zone de stockage. Un atout important pour faciliter la vie de toutes les parties prenantes de votre organisation.
La gestion du parc matériel peut ainsi être optimisée grâce aux données et à des logiciels de traitement de la data. Les données permettent de faire remonter toutes les anomalies et d’éviter tous les problèmes de stock. Elles vont également vous permettre d'anticiper les dates de maintenance des équipements et les coûts à venir.
La data apparaît donc comme une solution primordiale pour une gestion optimisée de votre parc informatique et matériel.
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