Pourquoi et comment créer un planning de réservation du matériel en entreprise ?

Mettre des biens à la disposition de ses salariés est un réel atout pour la marque employeur. Le prêt de matériel pour faciliter le travail des collaborateurs demande néanmoins une confiance entre les parties prenantes. De plus, c'est parfois compliqué pour l'entreprise d'avoir une vision globale sur tout le matériel emprunté par les employés. Pour éviter les tensions, optez pour la création d'un planning de réservation du matériel. EasyRequest vous donne tous ses conseils pour en créer un.

Pourquoi créer un planning de réservation du matériel ?

Les entreprises sont amenées à prêter du matériel à leurs collaborateurs. Avec le développement du télétravail, davantage de matériel est mis à leur disposition. A noter que le matériel est un outil, un moyen ou un équipement utile et nécessaire pour le travail du salarié.

Par exemple, l’employeur peut prêter un ordinateur portable, un téléphone, des outils de bureautique, un logiciel informatique et bien d’autres ressources. Certains commerciaux ont même besoin de véhicules de fonction.

Au niveau législatif, aucune liste n’existe concernant les équipements et les outils que doit fournir l’employeur. Néanmoins, c’est à l’entreprise d’estimer les matériels indispensables pour l’exercice du métier du salarié. C’est généralement au moment de la signature du contrat de travail que les parties prenantes se mettent d’accord sur le matériel prêté à l’employé.

Quel que soit le matériel mis à la disposition des salariés, il est nécessaire de réfléchir à sa bonne gestion. Pour cela, plusieurs options sont envisageables. Certaines organisations mettent en place des services similaires à celui d’une société de location. Les employés laissent une caution ou une copie de pièce d’identité au moment du prêt et les récupèrent en rendant le matériel. Si ce dernier est dégradé, l'entreprise peut facturer les dommages auprès du collaborateur comme toute location abîmée.

Nous vous conseillons plutôt d’opter pour un planning de réservation du matériel. Ce dernier présente de nombreux avantages :

• Éviter les pertes de stock : fini les problèmes de comptabilité avec la création et la gestion d’un planning de réservation. Vous avez accès en temps réel à l’ensemble des outils mis à la disposition des utilisateurs de vos services. Vous pouvez vérifier si un ordinateur est déjà réservé ou s’il reste des licences de logiciels disponibles en stock. Le service comptabilité de l’entreprise peut également vérifier les réservations et s’assurer que tout le matériel indiqué comme étant en stock le soit réellement.
• Gain de temps : au-delà d’éviter les pertes de stock, le planning de réservation permet d’anticiper les variations. Pour l’arrivée d’un nouveau collaborateur, rien de mieux que d’avoir un fichier regroupant la disponibilité ou non de tous les équipements nécessaires pour son métier. Si vous vous rendez compte, à ce moment, qu’il manque un ordinateur portable, vous avez encore la possibilité de faire une commande.

Comment créer un planning de réservation du matériel ?

Lorsque vous mettez du matériel à la disposition de vos salariés, vous pouvez commencer par remplir un modèle d’usage et de restitution de l’outil. L’idée est de noter par écrit tous les équipements prêtés à l’utilisateur. C’est une couverture à la fois pour l’entreprise et pour le collaborateur. En signant le document, le salarié s’engage à restituer le matériel en bonne et due forme.

En plus du document, vous pouvez compléter le planning de réservation du matériel. Pour cela, plusieurs options s’offrent à vous : fiche manuelle, fichier Excel ou logiciel de réservation de matériel. Bien que le tableau Excel soit souvent utilisé par les organisations, le logiciel de réservation est de plus en plus choisi comme une alternative à l’outil de Windows.

En effet, il présente de réels atouts et fonctionnalités stratégiques pour les utilisateurs. Par exemple, il est disponible sous la forme d’une application et accessible sur plusieurs supports numériques (ordinateur, tablette ou smartphone). Le logiciel de réservation limite aussi les erreurs manuscrites et s’adapte parfaitement à la taille de l’entreprise et à la langue de l’utilisateur.

D'ailleurs, votre entreprise utilise peut-être déjà un logiciel de réservation pour le parc automobile et les voitures de fonction. C’est une application intuitive et très accessible pour les utilisateurs. Si certains d’entre eux ont du mal à l’utiliser, n’hésitez pas à organiser des mini- sessions de formation.

Concrètement dans un planning de réservation du matériel, vous retrouverez les informations suivantes :

• Les noms et prénoms du salarié emprunteur
• Le nom ou le code-barre du matériel prêté
• La date du prêt et éventuellement la date de retour prévue
• Le stock restant du matériel
• La localisation du matériel

A partir de toutes ces données, l’entreprise peut créer des statistiques, anticiper les allers-retours des équipements. Elle peut également remonter l’historique et voir la dernière personne en possession d’un matériel. En cas de perte de l’équipement, vous pouvez vous fier aux données du planning. Vous éviterez ainsi des moments de tension entre vos collaborateurs et des mauvaises surprises.

Le planning de réservation du matériel est devenu un incontournable des entreprises. Aujourd’hui, avec le développement du télétravail, la gestion du matériel n’est pas une mince affaire. Les organisations doivent réussir à garder l'œil sur tous les outils fournis aux salariés et avoir une vue d’ensemble sur tous les équipements. Le logiciel de réservation est une solution qui peut vraiment faciliter la création du planning et vous faciliter la vie !

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