Le flex office, aussi appelé bureau flexible, est une nouvelle organisation des espaces de travail qui séduit de nombreuses entreprises. L’idée est simple : pas de bureau ou de poste de travail attitré. Premier arrivé, premier servi. Mais le concept dépasse le bureau traditionnel puisque le salarié a le choix de travailler dans l’endroit qu’il souhaite. Il peut alors s’installer dans un open space, un espace de coworking, un tiers-lieu ou rester en télétravail. Cependant, difficile de garder un peu d’intimité.
Découvrez les 5 astuces d’EasyRequest pour pallier le manque d’intimité dans un flex office.
Astuce 1 : laisser un casier propre à chaque salarié
Etant donné qu’il n’y a plus de bureau personnel ou attitré dans un flex office, les salariés doivent quand même disposer d’un espace individuel. Le casier pour chaque collaborateur est l’une des solutions les plus faciles à mettre en place.
Il est vrai que passer d’un environnement de travail classique ou open space à un bureau flexible peut perturber les équipes. En mettant à la disposition des salariés un espace de rangement personnel, ils auront l’impression de ne pas perdre toute intimité.
Les entreprises qui ont opté pour le casier l’installent généralement à côté des postes de travail ou à l’entrée des locaux. L’employeur doit cependant veiller à la sécurité des casiers grâce à des cadenas connectés ou des dispositifs anti-crochetage. Des caméras de surveillance peuvent même être installées au-dessus des lieux.
L’avantage du casier est que vos collaborateurs vont pouvoir stocker leurs affaires dans un espace sécurisé. Ils n’ont donc pas nécessairement besoin de se promener avec tout leur matériel de travail et peuvent rentrer chez eux sans être trop encombrés.
Astuce 2 : limiter les nuisances sonores dans l’open space
L’intimité des salariés passe aussi par le bruit. Dans un open space, l’un des inconvénients majeurs qui revient souvent sur la table est la nuisance sonore. Difficile de garder une totale concentration lorsque sa voisine de bureau parle fort au téléphone avec son client.
Heureusement il existe des solutions pour limiter les nuisances sonores dans un flex office :
- le casque anti-bruit : très efficace et isolant, le casque anti-bruit permet de se couper du monde extérieur pour rester focus sur un sujet. Vous pouvez en fournir à vos collaborateurs afin qu’ils les portent lorsque le bruit se fait trop fort. Le casque peut même être utile pour les tiers-lieux ou les cafés de coworking si le salarié trouve que le bruit est trop élevé.
- l’isolation phonique : cette solution nécessite de vrais aménagements des locaux si l’isolation phonique n’est pas optimale. Avec des lieux plus acoustiques, le son s’évacue plus facilement et les migraines des salariés seront moins nombreuses. Vous pouvez par exemple installer des rideaux occultants anti-bruit qui limiteront les nuisances extérieures.
- les cloisons phoniques entre les espaces de travail : afin d’éviter que vos salariés soient déconcentrés par la voix de leurs voisins, vous pouvez opter pour des cloisons phoniques ou des panneaux acoustiques entre les postes de travail. Ils sont très faciles à poser et vous avez du choix au niveau des couleurs. Les panneaux acoustiques limitent les nuisances sonores et garantissent un peu plus de tranquillité.
Astuce 3 : installer des espaces de travail individuels insonorisés
Dans les bureaux traditionnels, le salarié a la possibilité de travailler au calme. Pour que cette situation perdure dans les bureaux flexibles, vous pouvez installer des espaces de travail individuels insonorisés pour une réunion. Il s’agit d’un lieu dans lequel le salarié peut se poser tranquillement pour se concentrer sur ses missions. C'est le principe de l'Activity Based Working.
Dans les espaces de coworking ou les open space, il n’est pas rare de voir ces espaces individuels appelés “bulles”. Les bulles peuvent principalement accueillir une seule personne et sont insonorisées pour couper l’utilisateur de tout bruit extérieur.
Niveau intimité, vous avez le choix entre des bulles transparentes qui permettent au salarié d’avoir une vision sur l’environnement extérieur ou des bulles teintées qui garantissent une intimité maximale. L’installation d’un tel modèle est pertinente pour les collaborateurs qui souhaitent s’isoler le temps d’une visioconférence ou d’une relecture.
Néanmoins, si tous vos salariés veulent utiliser les bulles en même temps pour une réunion, des tensions peuvent survenir. Afin d’éviter une telle situation, nous vous conseillons d’opter pour un logiciel dédié au flex office. Ce dernier permettra à vos équipes de réserver des créneaux horaires à l’avance.
Astuce 4 : créer des zones de repos et de tranquillité
Certes l’intimité passe par un espace de travail cosy, sans trop de bruit mais il ne faut pas oublier les autres zones de vos locaux.
Par exemple, si votre entreprise dispose d’une salle de repos, vous pouvez découper les lieux en plusieurs parties. L’une d’entre elles peut être consacrée à des fauteuils de détente individuels tandis qu’une autre peut être dédiée à un espace de lecture avec une sélection de journaux quotidiens.
Pensez également à délimiter des espaces pour téléphoner. Dans ces zones, les salariés peuvent passer leur coup de téléphone en toute tranquillité. Ces espaces limitent les appels au bureau et créent davantage d’intimité pour vos collaborateurs.
Astuce 5 : impliquer les collaborateurs dans les aménagements des bureaux
Ce n’est pas parce que les bureaux ne sont pas attitrés que vous ne pouvez pas impliquer les salariés dans le projet de flex office. Le bureau partagé n’est pas synonyme de bureau impersonnel.
Optez pour un management bienveillant, attentif et engagez plutôt vos collaborateurs dans les aménagements des bureaux et des espaces communs tels que :
- le choix du mobilier et des outils numériques : vous pouvez créer plusieurs équipes qui réfléchiront au nouveau mobilier et à la sélection de tous les outils numériques nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise. L’idée est de trouver des points de convergence entre les différentes équipes. En choisissant les bureaux, les fauteuils et les ordinateurs, les salariés auront l’impression de créer un nouveau chez-eux.
- la décoration : bien que l’open space blanc épuré soit à la mode, évitez de trop dépersonnaliser les bureaux. Nous vous conseillons plutôt d’ajouter quelques éléments de décoration. Vous pouvez laisser le choix à vos collaborateurs ou demander à chaque salarié d’apporter un élément de décoration. L’objectif est de valoriser le sentiment d’appartenance de tous les employés et de les fédérer autour du projet de bureau flexible.
- la création d’un espace vert : les plantes sont les incontournables des entreprises d’aujourd’hui. Leurs bienfaits en entreprises sont nombreux : une plante permet de délimiter les postes de travail. Pour aller encore plus loin, demandez aux collaborateurs qui le souhaitent d’apporter une plante pour personnaliser l’espace de travail. Encore une fois, ils se sentiront impliqués dans le projet d’aménagement des bureaux.
Le manque d’intimité avec le flex office est donc un frein à ne pas négliger. Pour autant, comme vous avez pu le constater dans cet article, il existe plusieurs astuces pour limiter au maximum cette sensation de la part de vos équipes.
Le plus important reste l’accompagnement de vos collaborateurs vers le flex office. Une telle organisation des espaces de travail ne se fait pas du jour au lendemain et vos salariés doivent être placés au cœur du projet.
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