Avant/après : la révolution du logiciel de gestion de parc automobile

Que change concrètement le recours à un logiciel de gestion de parc automobile dans le quotidien ?

La gestion de la flotte de véhicules d’une entreprise est une activité chronophage, qui implique de lourdes responsabilités. Beaucoup d’entreprises passent encore par les tableaux de bord Excel pour assurer cette gestion… alors que certaines d’entre elles comptent pourtant plusieurs dizaines de voitures.

Excel reste, certes, un logiciel accessible et peu cher. Ces établissements se lestent cependant d’une lourde base de données, dont la gestion se complique à mesure que les lignes Excel se superposent. Ces entreprises se noient aussi souvent dans l’administration de leurs formulaires au format papier.

Pour parer à ces problématiques, certains gestionnaires optent donc pour un logiciel de gestion de parc automobile. Ceux-ci ont notamment le mérite d’automatiser le suivi technique de la flotte pour accélérer sa gestion. Avant/après : pourquoi les solutions de gestion de flotte automobile s’imposent aux gestionnaires de parc auto ?

Avant : Excel et autres tableurs pour assurer le suivi de sa flotte, un outil accessible mais quelque peu brouillon

Les entreprises qui utilisent une solution logicielle telle que Excel pour gérer leur flotte automobile s’appuient sur sa facilité d’utilisation. La plupart des collaborateurs maîtrisent effectivement ce logiciel. Cette solution informatique n’est par ailleurs pas chère à installer et utiliser.

Excel présente pourtant des faiblesses, que les établissements identifient dès que leur flotte automobile dépasse les vingt engins. Le suivi technique des véhicules, des sinistres et des contraventions demande effectivement une évaluation précise et quotidienne. Un tableau traditionnel peine à assurer une telle rigueur, pourtant garante de la sécurité des chauffeurs.

Les utilisateurs de la flotte de voitures n'utilisent effectivement Excel qu’après avoir effectué leur trajet, parfois en retard. Ces comportements courants nuisent à la réactivité des gestionnaires du parc automobile, et donc à la bonne maintenance des véhicules.

Il est en outre assez rare que les entreprises imposent aux conducteurs un format de saisie sur Excel. Les risques d’incompréhensions se multiplient donc, et grandissent avec les erreurs de frappe. Sans formatage des informations, l’entreprise s’expose ainsi à un lourd cumul de données incomplètes, qui limite l’efficacité des reportings.

À ces difficultés informatiques, se superposent celles dues au suivi papier des véhicules. Beaucoup d’établissements utilisent encore des formulaires papiers pour remplir leurs inventaires. Ce processus chronophage rivalise avec des logiciels de gestion de flotte automobile où tout est automatisé. Plus besoin de numériser par dizaines des documents remplis à la main. Les logiciels de gestion des voitures synchronisent cette activité à d’autres pour faire gagner un temps précieux à l'entreprise.

À voir aussi : Comment améliorer la gestion de sa flotte automobile en entreprise ?

Après : un logiciel de gestion de parc automobile pour un suivi efficace et intelligent

Les entreprises qui quittent les tableaux Excel pour une solution de gestion de leur flotte de voitures le savent : la centralisation des informations change tout. Ces logiciels permettent aussi aux responsables de parc de profiter de l’automatisation de nombreuses tâches.

Une solution de gestion des véhicules pour voir plus loin que la maintenance

Le suivi statistique des réservations de véhicules ressort comme la fonctionnalité préférée des gestionnaires qui adoptent un outil de gestion du parc automobile. Ils accèdent notamment à une série d’indicateurs à surveiller pour assurer la maintenance des engins et leurs réparations. Le logiciel récolte ces informations automatiquement :

  • taux d’utilisation moyen des véhicules ;
  • kilométrage par utilisateur ;
  • pannes et contraventions par utilisateur ;
  • fréquence des problèmes techniques pour chaque voiture ;
  • kilométrage de la flotte selon une période choisie.

L'entreprise paramètre par ailleurs les données qu’elle souhaite enregistrer, selon les spécificités de sa flotte auto. C’est là tout l’intérêt de passer par un logiciel de gestion de parc automobile. Ceux-ci fonctionnent souvent en mode Saas, pour s’adapter avec plus de souplesse.

Ces indicateurs permettent en outre de mener une analyse précise de l'utilisation de la flotte automobile. Les gestionnaires les utilisent ainsi pour anticiper les rotations de véhicules. Ils entretiennent par conséquent une vision à long terme de leur parc roulant.

La spécificité des boîtes à clés pour sécuriser le suivi technique de la flotte

Dans le cas d'EasyRequest, passer par un logiciel de gestion de parc automobile permet aussi de sécuriser ses process. Les formulaires papiers impliquent effectivement des lenteurs qui nuisent au bon suivi technique des véhicules. Avec EasyRequest, les gestionnaires s'offrent au contraire un outil qui facilite l’inspection des voitures, la “boîte clés” :

  • alerte en cas de retard dans la restitution des clés ;
  • récupère automatiquement les données liées aux pannes ;
  • enregistre les kilomètres parcourus ;
  • répartit les clés ;
  • stocke les cartes carburant et cartes grises.

Passer à un logiciel de gestion du parc automobile facilite donc le quotidien des gestionnaires de la flotte, en représentant un vrai gain de temps. Ceux-ci peuvent par ailleurs quitter un mode de travail réactif et post-trajets pour une organisation résolument proactive.

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