Le flex office ou “desk sharing”, occupe une place croissante dans les stratégies des startups françaises, mais aussi au sein des grands groupes. Entre réduction des coûts et travail plus collaboratif, les avantages sont nombreux et ne manquent pas à ce nouveau mode de répartition des bureaux.
Avec le développement du télétravail, l’organisation de l’espace de travail des salariés est devenue un enjeu majeur pour les entreprises. Le home-office a redistribué toutes les cartes et remis sur la table la question du poste fixe. Suite à cette réflexion, le flex office ou bureau flexible a trouvé sa place.
Tendance récente, cette méthode d’organisation des espaces de travail séduit à la fois les entreprises et les collaborateurs, mais quelle est précisément sa définition et en quoi consistent ses enjeux ?
EasyRequest vous livre ses conseils vous permettant une mise en place réussie de vos bureaux flexibles.
Flex office : définition et enjeux
De manière générale et plutôt traditionnelle, chaque salarié retrouve son bureau quand il arrive sur son lieu de travail. Avec les nouvelles méthodes de gestion des espaces de travail, comme l'Activity Based Working par exemple, les bureaux individuels tendent à disparaître. C’est le cas du bureau flexible ou flex office, qui signe presque la fin du bureau personnel.
Plusieurs bureaux sont vides certains jours de la semaine et les salariés ne font que se croiser avec les journées de télétravail, le flex office est né de ce constat et offre ainsi la parfaite combinaison de l’optimisation des espaces. Concrètement, les collaborateurs ne disposent pas de postes attribués, ils s’installent sur le bureau qu’ils souhaitent afin de mener au mieux leurs missions et tâches du jour, et choisissent le meilleur pour eux : coworking, télétravail ou tiers-lieux. En revanche, ils disposent d'un espace de rangement sécurisé afin de stocker leur ordinateur portable, autres matériels et affaires personnelles.
Le flex office consiste ainsi pour une entreprise, à encourager le partage des bureaux entre ses employés. Ce nouveau mode d’attribution des postes de travail abandonne le concept de bureau attitré, au profit d’une organisation innovante de l’espace présentant de réels avantages pour les salariés comme l’entreprise.
Ce nouveau rapport à l’espace de travail induit dès lors une nomadisation des employés. Du côté de la logistique, la mise en place du flex office se révèle indissociable de l’implantation d’espaces de rangement dédiés à chaque collaborateur, sur le modèle des casiers.
Il faut savoir que cette pratique a débuté en France dans les années 1990 sous le terme de bureau à temps partagé au sein de la société Andersen Consulting, pour les salariés souvent en déplacement chez les clients.
Les bureaux flexibles impliquent un cadre juridique dans le droit du travail, il est nécessaire de préparer le projet avec le Comité Social et Économique pour les entreprises d’au moins 50 salariés. Il est également obligatoire de préserver la santé et la sécurité des salariés en se souciant de leur santé mentale et d’un possible isolement. L’employeur devra aussi s’assurer de la protection des données de l’entreprise et de ses salariés par le biais d’un accord d’entreprise.
Il existe ensuite des considérations juridiques individuelles où l’employeur doit solliciter l’accord de certains salariés, organiser le remboursement des frais professionnels et informer les salariés concernant l’utilisation de leurs données personnelles.
Les avantages d’une nouvelle conception du bureau pour les entreprises et les collaborateurs
La hausse des prix de l’immobilier frappe de plus en plus durement les entreprises. Un contexte inflationnaire difficile à accepter pour les directions générales qui constatent souvent en parallèle, de faibles taux d’occupation des bureaux. Les sociétés qui s’intéressent à la définition du flex office se soucient de réduire les coûts en diminuant le nombre de postes de travail.
Cette nouvelle forme d’organisation des bureaux ne peut cependant pas se réduire à un simple gain de mètres carrés.
Le flex office détient effectivement de nombreux autres avantages :
- amélioration de la productivité grâce au choix dont disposent les employés concernant le cadre de travail le plus adapté à leurs projets en cours ;
- stimulation de la créativité en favorisant les échanges avec d’autres services ;
- aide considérable pour éviter la sédentarité et la routine ;
- responsabiliser ses collaborateurs ;
- diversifier les liens entre les collaborateurs et contribuer à l’amélioration de l’esprit d’équipe ;
- encourager le travail en mode projet avec un fonctionnement plus souple.
Conseils et exemples pour une mise en place du flex office réussie
Plusieurs entreprises en France ont adopté le flex office au sein de leur locaux, notamment dans le secteur tertiaire. Les grands groupes parisiens se laissent ainsi séduire, qu’il s’agisse d’AXA, de la Société Générale, Danone, TF1 ou encore Bouygues Telecom, quelles conclusions tirent-ils de leurs premiers pas ?
Cas concrets de flex office réussis en France
Cela fait maintenant quelques années que AXA s’intéresse à la définition d’un flex office à la française, et pas seulement inspiré des Britanniques. Le groupe avait déjà signé des premiers accords relatifs au télétravail en 2013, bien avant les premiers confinements dus à la Covid-19 qui ont imposé une hybridation du travail.
Les bureaux d’AXA incarnent ainsi un réel souci d’agilité des modes de travail, en privilégiant des espaces modulaires. La société explique notamment devoir la réussite de sa démarche à la digitalisation préalable de ses procédures.
Même constat pour le flex office version Danone. Le géant alimentaire mondial associe lui aussi sa stratégie de desk sharing à un positionnement paperless. Le projet aurait mobilisé des centaines de collaborateurs selon l’ancien PDG de Danone, Emmanuel Faber. Ces collaborateurs en question étaient consultés en amont sous forme de groupes de travail, ils ont ainsi aidé à identifier les solutions de flex office qui conviendraient au plus grand nombre.
Comment mettre en place le flex office : l’aménagement des locaux
Que l’entreprise dispose d’espaces de coworking ou de bureaux plus traditionnels, la mise en place d’un bureau flexible ne se réalise pas du jour au lendemain.
Accompagner ses collaborateurs est primordial afin d’éviter de mauvaises réactions. En effet, le flex office peut se montrer perturbant au niveau de l’organisation, par exemple, un salarié qui ne trouve pas de place disponible dans les locaux. Certains salariés peuvent se montrer réticents à ne pas pouvoir s’approprier un bureau en ajoutant des éléments personnels. La communication, si elle n’est pas pensée en amont, peut devenir compliquée avec les bureaux flexibles.
Répertorier les ressources actuelles
Avant même d’imaginer le nouvel aménagement du flex office, il faut commencer par l’inventaire des outils et des équipements déjà mis à disposition. Les salles de réunion, les lieux fermés, les chaises, les écrans d’ordinateur ou encore les PC, doivent tous être pris en compte. Cette étape permet de différencier les divers espaces de travail à proposer aux salariés. À noter que pour éviter les conflits des salles occupées, des logiciels de réservation pour les bureaux flexibles comme celui d’EasyRequest sont disponibles pour la gestion des lieux et la réservation du matériel.
L’accès à un espace personnel sécurisé
Même s’il n’y a plus de bureau individuel, les salariés doivent disposer de rangement personnel. Sous la forme d’un casier, l’espace personnel se doit d’être totalement sécurisé et constitue un réel atout pour les bureaux flexibles. Le placement est idéal pour ranger son ordinateur portable ou des documents administratifs importants.
L’installation d’une borne WiFi ou d’une connexion internet sécurisée
Qui dit fin des bureaux individuels, dit fin des câbles Ethernet. En effet, avec le bureau flexible, les ordinateurs portables sont généralement privilégiés puisqu’ils offrent davantage de mobilité que les postes fixes. L’entreprise doit alors s’assurer que son salarié bénéficie d’une connexion internet optimale et suffisamment sécurisée.
Travailler dans de nouveaux lieux tels que les cafés peut se trouver agréable comme cadre de travail pour le salarié, mais il faut être vigilant concernant le réseau sans fil non sécurisé par cryptage. Des utilisateurs pourraient récupérer des informations confidentielles sur l’ordinateur du salarié grâce à sa connexion internet. Afin d’éviter cette situation, les entreprises peuvent mettre à la disposition des salariés, un boîtier Wifi entièrement sécurisé.
Favoriser une bonne communication entre tous les collaborateurs
La mise en place des bureaux flexibles signifie également que les collaborateurs ne se croiseront plus autant que dans les anciens bureaux. Les quiproquos et éventuels conflits peuvent ainsi être plus nombreux en cas de mauvaise communication.
L’utilisation d’outils collaboratifs et de communication interne sont une excellente solution pour favoriser la communication. Ces plateformes permettent d’informer les collaborateurs des dernières actualités et d’assurer une continuité dans leurs échanges.
L’accompagnement des salariés pour un desk sharing accepté
Passer d’un bureau classique à un flex office requiert beaucoup de réflexion autour de l’aménagement des espaces et il est nécessaire d’impliquer les employés lors de cette étape. En effet, une telle nouveauté peut devenir source de stress pour les salariés.
L’une des premières choses à faire est de présenter la notion de bureau flexible et d’expliquer les avantages pour chaque salarié. Il faut ainsi prendre en compte toutes les remarques et laisser place à la discussion. Avant d’opter définitivement pour le flex office, certaines entreprises n’hésitent pas à tester cette alternative sur plusieurs jours. C’est un bon moyen d’accompagner le collaborateur et d’éventuellement le rassurer.
Enfin, l’accompagnement ne s’arrête pas le jour où l’entreprise adopte ce mode de gestion des espaces de travail. Il doit s’inscrire dans le temps et chaque collaborateur doit pouvoir avoir son mot à dire s’il rencontre le moindre problème. Communication, échange, bienveillance et transparence sont les maîtres-mots d’un accompagnement optimal des équipes.
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