Avec le développement du télétravail, l’organisation de l’espace de travail des salariés est devenue un enjeu majeur pour les entreprises. Le home-office a redistribué toutes les cartes et remis sur la table la question du poste fixe. C’est dans cette réflexion que le bureau flexible, aussi appelé flex office, trouve toute sa place. Nouvelle tendance, cette méthode d’organisation des espaces de travail séduit à la fois les entreprises et les collaborateurs. EasyRequest vous donne ses conseils pour bien mettre en place le bureau flexible.

Qu’est ce que le flex office?

Traditionnellement, chaque salarié retrouve son bureau personnel en allant au travail. Son entreprise s’assure alors de sécuriser son poste. Avec de nouvelles méthodes de gestion des espaces de travail, les bureaux individuels tendent à disparaître. C’est le cas du bureau flexible (ou flex office) qui signe presque la fin du bureau personnel. Né du constat que plusieurs bureaux sont vides certains jours de la semaine et que les salariés se croisent avec les journées de télétravail, le flex office est la parfaite combinaison de l’optimisation des espaces.

Concrètement, les collaborateurs n’ont pas de postes attribués. Ils s’installent là où ils peuvent mener au mieux leurs missions et leurs tâches du jour : coworking, télétravail ou tiers-lieux. Néanmoins, ils disposent tous d’un espace de rangement sécurisé pour laisser leur ordinateur portable, par exemple.

Tout savoir sur le flex office

L’aménagement des locaux

Que l’entreprise dispose d’espaces de coworking ou de bureaux plus traditionnels, la mise en place d’un bureau flexible ne se réalise pas du jour au lendemain.

Répertorier les ressources actuelles

Avant même d’imaginer le nouvel aménagement du flex office, il faut commencer par faire l’inventaire des outils et des équipements déjà mis en place. Les salles de réunion, les lieux fermés, les chaises, les écrans d’ordinateur ou encore les PC portables doivent tous être pris en compte. Cette étape permet de différencier les divers espaces de travail à proposer aux salariés. À noter que pour éviter les conflits des salles occupées, des logiciels de réservation sont disponibles pour la gestion des lieux.

L’accès à un espace personnel sécurisé

Ce n’est pas parce qu’il n’y a plus vraiment de bureau individuel que les salariés ne doivent plus disposer de rangement personnel. Sous la forme d’un casier, l’espace personnel se doit d’être totalement sécurisé et est un réel atout pour les bureaux flexibles. C’est l’endroit idéal pour ranger un ordinateur portable ou des documents administratifs importants.

L’installation d’une borne WiFi ou d’une connexion internet sécurisée

Qui dit fin des bureaux individuels, dit fin des câbles Ethernet. En effet, avec le bureau flexible, les ordinateurs portables sont généralement privilégiés puisqu’ils offrent davantage de mobilité que les postes fixes. L’entreprise doit alors s’assurer que son salarié bénéficie d’une connexion internet optimale et suffisamment sécurisée.

Travailler dans de nouveaux lieux tels que des cafés est bien mais il faut être vigilant au réseau sans fil non sécurisé par cryptage. Des utilisateurs pourraient récupérer des informations confidentielles sur l’ordinateur du salarié grâce à internet. Pour éviter cette situation, les entreprises peuvent mettre à la disposition des salariés un boîtier Wifi totalement sécurisé.

Favoriser une bonne communication entre tous les collaborateurs

La mise en place des bureaux flexibles signifie également que les collaborateurs ne se croiseront plus autant que dans les anciens bureaux. Les quiproquos et éventuels conflits peuvent ainsi être plus nombreux si une bonne communication n’est pas favorisée dès le départ.

Pour éviter de tels problèmes, la création d’outils collaboratifs et de communication interne est une bonne solution. Par exemple, une plateforme intranet dédiée spécialement aux collaborateurs de l’entreprise permet à la fois de les informer des dernières actualités et d’assurer une continuité dans leurs échanges.

L’accompagnement des salariés

Passer d’un bureau classique à un flex office requiert beaucoup de réflexion autour de l’aménagement des espaces mais il ne faut pas oublier d’impliquer les employés dans le projet. Une telle nouveauté peut faire peur et être source de stress au sein de l’entreprise.

L’une des premières choses à faire est de présenter la notion de bureau flexible et d’expliquer les avantages pour chaque salarié. Il faut prendre en considération toutes les remarques et laisser place à la discussion. Les managers ou responsables d’équipe doivent être formés sur la question pour pouvoir mieux répondre aux interrogations.

Avant d’opter définitivement pour le flex office, certaines entreprises n’hésitent pas à tester cette alternative sur plusieurs jours. C’est un bon moyen d’accompagner le collaborateur et d’éventuellement le rassurer. Rien de mieux que la pratique pour se rendre réellement compte de tous les changements à adopter avec des bureaux flexibles.

Enfin, l’accompagnement des employés vers le flex office ne s’arrête pas au jour où l’entreprise adopte ce mode de gestion des espaces de travail. Il doit s’inscrire dans le temps et chaque collaborateur doit pouvoir avoir son mot à dire s’il rencontre le moindre problème avec ce nouveau fonctionnement.

Ainsi, la mise en place d’un bureau flexible est le fruit d’une réflexion de la part des managers et des collaborateurs des services concernés. Il faut imaginer et conceptualiser l’aménagement des espaces de travail tout en impliquant au maximum chaque salarié. Au final, communication, échange, bienveillance et transparence sont les maîtres-mots d’un bon accompagnement des équipes dans ce projet.

Comment (bien) mettre en place le bureau flexible ?

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